Rapportage

Maak grafieken om een inzicht te krijgen in je eenheid

De rapportage tool geeft je de mogelijkheid om allerhande rapporten op te maken voor je eenheid. Rapporten kunnen een lijngrafiek, taartdiagram,.. zijn. Je kan meerdere rapporten groeperen op een dashboard.

Aantal leden? Check. Leeftijdsverdeling? Check. Leden per tak? Check. Lijsten van al je leden, leiding, met eender welke kolom die je wil? Check. Alles downloaden naar Excel? Dubbelcheck!

Introductie

  • De rapportage tool is enkel beschikbaar in de Leiding sectie van je groep. Je kan van hieruit rapporten maken voor je volledige eenheid.

  • Een Dashboard is persoonlijk voor jezelf. Je kan individuele grafieken delen met eender wie (met toegang tot een Leiding sectie in Keeo).

Gebruik

Om een rapport te maken klik je onder 'Rapportage -> Dashboard' op 'Nieuw rapport'. Je moet vervolgens 4 stappen doorlopen:

  1. Soort data en output formaat

  2. Velden waarvoor je een rapport wil

  3. Condities

  4. Finaliseren

Het rapportage systeem is heel uitgebreid. We moedigen je aan om er zelf mee te experimenteren. Per stap die hierboven beschreven staat, wordt in Keeo een woordje uitleg gegeven.

Speciale instellingen

Om correcte gegevens te krijgen uit je rapporten, moet je af en toe rekening houden met een aantal dingen:

Beperk tot 1 ingave per ..

Soms zijn leden actief in meerdere secties (een EL die bijvoorbeeld ook in de vzw zit) of heeft een lid meerdere rollen (een leider is ook de penningmeester). Standaard zal het rapportagesysteem deze als meerdere leden tellen.

Om dit te vermijden, vink je in stap 2 Beperk tot 1 ingave per aan. Vervolgens kies je of je:

  1. Elk lid maximum 1x wil tellen (los van het aantal secties waar het lid zich in bevindt in je eenheid)

  2. Elk lid 1x wil tellen per sectie (indien een lid meerdere rollen heeft in een sectie)

Leiderspatrouille

In stap 3 voeg je filters/condities toe aan je rapport. Wanneer je leiders ook toegevoegd hebt aan de tak waarin ze leiding geven, zullen deze ook meegeteld worden wanneer je bijvoorbeeld een rapport maakt voor het aantal jeugleden. Dit kan uiteraard een vertekend beeld geven.

Om leiders niet mee te tellen, voeg je de conditie 'Patrouille is gelijk aan Sluit leiders uit' toe. Zo worden enkel de jeugdleden geteld.

Dashboards

Je kan meerdere dashboards aanmaken met specifieke rapporten. Standaard is er steeds 1 dashboard. In de laatste stap bij het aanmaken van een rapport kan je kiezen om een nieuw dashboard aan te maken. Zo kan je bijvoorbeeld een dashboard hebben dat focust op je jeudgleden en een ander dashboard dat focust op je leiding. Laat je volledig gaan!

Rapporten delen

Je kan rapporten (grafieken) delen. Je kan dit opnieuw doen in de laatste stap bij het aanmaken van een rapport.

Je kan kiezen om:

  • Een rapport te delen met alle leiding (die toegang hebben tot de Leiding sectie van je eenheid)

  • Een rapport te delen met andere secties binnen FOS Open Scouting

Om gedeelde rapporten toe te voegen klik je in de linkernavigatie op 'Gedeelde rapporten'. Je zal een lijst krijgen met alle rapporten die met jou gedeeld zijn. Klik 'Voeg toe aan dashboard' om het rapport toe te voegen aan een van je dashboards.

Rapporten die met jou gedeeld zijn kan je niet bewerken. Enkel de auteur van het rapport kan het bewerken.

Ledenlijsten

Je kan de rapportage tool gebruiken om ledenlijsten te maken. Je doet dit door als output formaat 'Spreadsheet' te kiezen. Vervolgens kies je welke velden je wil in de lijst. Bij condities kan je vervolgens gaan filteren welke leden zichtbaar moeten zijn.

Je kan de lijst na aanmaken bekijken in Keeo zelf of downloaden als Excel bestand.

Bij het selecteren van de velden kan je ook acties toevoegen:

  • Acties leden: bekijk persoonlijke gegevens

  • Acties: bekijk sectie details

Wanneer het rapport gegenereerd wordt kan je gemakkelijk via het informatielogo doorklikken naar de persoonlijke details van het lid en via het huisje naar de details van de sectie waar het lid actief is.

Historische gegevens

Dit hoofdstuk is nog een 'work in progress'. Van zodra de functionaliteit rond lidgelden klaar is, wordt dit uitgebreid.

De rapportage tool behandelt vooral gegevens hoe ze nu zijn: het actuele aantal leden per tak, de actuele leeftijdsverdeling,..

Wil je statistieken zien die meerdere jaren bespannen? Maak dan gebruik van 'Census reporting <NEDERLANDSE NAAM NOG TE BEPALEN>'. Bij lancering van Keeo 2.0 (2020) zal hier nog geen data aanwezig zijn aangezien het systeem nog maar net in gebruik genomen is. De oude Keeo kon deze data helaas ook niet voorzien.