Financiën

Volg onkosten van leiders met toegang op

Deze functionaliteit is enkel beschikbaar in jeugdsecties (Bevers t.e.m. Seniors)

Je vindt deze functionaliteit onder Sectie administratie - Facturen.

Aan de hand van facturen kan je financiën in een sectie opvolgen. Zowel inkomsten als uitgaven. Hoe je dit structureert, kies je zelf. Je kan een factuur maken per scoutsjaar, per maand, per onderdeel, ...

Je kan Facturen gebruiken om onkosten gemaakt door (tak)leiders op te volgen. Leiders kunnen uiteraard zelf ook de onkosten opvolgen en doorgeven aan de penningmeester om zo hun onkosten terugbetaald te krijgen.

Budgetten

Budgetten laten je toe om inkomsten en/of uitgaven te koppelen aan een budget. Bijvoorbeeld: 'Takwerking'. Alle inkomsten of uitgaven gerelateerd aan de takwerking kan je koppelen aan dit budget. Zo kan je een totaaloverzicht zien van de financiën die te maken hebben met de takwerking.

Je maakt een budget aan door onder Sectie administratie - Facturen door te klikken naar het tabblad Budgetten. Daar kan je rechtsboven op Budget toevoegen klikken om een budget toe te voegen.

Facturen

Facturen groeperen inkomsten/uitgaven. Je maakt een factuur aan door onder Sectie administratie - Facturen te klikken op Factuur toevoegen, rechtsboven de pagina. Je kan/moet volgende gegevens ingeven:

  • Naam van de factuur (Bijvoorbeeld: Kookvergadering) - Verplicht

  • Datum van de factuur - Verplicht

  • Beschrijving

Eenmaal een factuur aangemaakt is, kan je lijnen toevoegen aan de factuur. Bijvoorbeeld: 'Aankopen Colruyt'.

Je voegt een lijn toe door in het detailscherm van een factuur te klikken op '+ Lijn' rechtsboven de pagina. Volgende gegevens kan je invullen:

  • Datum van de inkomst/uitgave

  • Bedrag

  • Opmerkingen

  • Inkomst of uitgave

  • Door wie betaald

  • Het budget

Betaald door

Per lijn kan je aangeven door wie een uitgave betaald is. Voor een inkomst kies je (niemand). Ook indien een uitgave niet door een specifieke leider betaald werd (Bijv. met de scoutskas), duid je (niemand) aan.

Enkel personen met een account en toegang tot de sectie kunnen gekozen worden in het veld 'Betaald door'.

  • Finaliseren wanneer klaar om terug te betalen

  • Archiveren wanneer niet meer klaar (of verwijderen wanneer fout)

Finaliseren

Wanneer een factuur klaar is (bijv. voor terugbetaling door de penningmeester), dien je de factuur te finaliseren. Wanneer je dit doet, kan de factuur niet meer bewerkt worden. Je kan de factuur steeds downloaden om ze eventueel door te geven aan de penningmeester.

Archiveren/verwijderen

Is een factuur volledig afgehandeld/terugbetaald? Archiveer ze dan. Je kan de factuur nog steeds bekijken via gearchiveerde facturen.

Foute factuur aangemaakt en wil je opnieuw beginnen? Verwijder ze dan. Zo is de factuur voor niemand nog beschikbaar en kan je eventueel opnieuw beginnen.