Lidgelden
Het betalen van de lidgelden is een belangrijk onderdeel van Keeo. In Keeo 2.0 is de werking van de lidgelden anders dan je gewend bent.
Lidgelden beheer je enkel in de 'Leiding' sectie.
Je vindt alles om lidgelden te beheren onder Leden - Lidgelden. Op het dashboard van de sectie zie je ook een basisoverzicht van de huidige staat van je lidgelden.
De deadline om aan te geven welke leden lid zijn/blijven, valt jaarlijks op 15/11 van het lopende scoutsjaar.
Je hebt dus ruim twee maanden om alles in orde te brengen en de (her)aansluiting van leden te regelen.
Sluiten er nadien nog nieuwe leden aan dan dien je hun gegevens meteen in te voeren. De eerste 4 weken wordt voor hen niet om lidgeld verzocht (zie verder ‘proefleden’).
In het detailscherm van een lid kan je onder 'Type lidgeld' het soort lidgeld kiezen van een lid. Je kan hier kiezen uit:
Standaard: het standaard lidgeld voor alle leden.
SOMkort: het solidariteitstarief (1/3e van het normale lidgeld). Meer info over SOMkort vind je op de website.
Gebruik de 'Rasterweergave' in 'Leden - Persoonlijke Details' om snel een overzicht te krijgen op welke tarieven je leden ingesteld staan.
Volgende sectietypes zijn verplicht lidgeld te betalen:
Alle jeugdsecties (Bevers t.e.m. Seniors)
Leiding (incl. eenheidsleiding)
Stam
Leden die in andere secties zitten, kunnen optioneel lidgeld betalen aan FOS Open Scouting. DIt is aan te raden voor leden die regelmatig een bijdrage leveren aan de werking van de eenheid.
Algemene functies zoals verantwoordelijke shop, penningmeester, secretaris, etc. vind je enkel terug in de leiding-sectie en wie deze rol uitoefent is dus verplicht om lidgeld te betalen. Wordt deze functie echter opgenomen door een persoon die verder geen actieve/betalende rol heeft binnen de leiding of eenheid; dan moet deze persoon dus geen lidgeld betalen. In dat geval breng je het Nationaal secretariaat hiervan op de hoogte en geven zij verdere instructies.
Aan het begin van elk scoutsjaar (1 september) kan je je leden hun lidmaatschap vernieuwen. Je hebt hiervoor tijd tot en met 15 november.
Vernieuwing van het lidmaatschap gebeurt automatisch. Leden die je niet verwijderd, blijven actief.
Het is dus heel belangrijk dat je correct bijhoudt welke leden nog actief zijn. Leden van het vorige scoutsjaar die in het nieuwe scoutsjaar niet meer komen moet je verwijderen. Ook nieuwe leden die na hun proefperiode stoppen, moet je verwijderen.
Elk jaar, vanaf 1 september, kan je je leden opnieuw lid maken van FOS Open Scouting:
Je opent in de Leidingsectie 'Leden - Lidgelden'
Je krijgt per sectie alle actieve leden te zien met wat extra informatie
Je controleert of alle leden in de juiste sectie zitten
Je controleert of alle leden het juiste type lidgeld hebben
Je verwijdert (eventueel) leden die niet meer actief zijn in je eenheid
Je controleert of alle verplichte informatie ingevuld is (bv. geslacht / geboortedatum)
Je controleert of alle leden effectief lidgeld bij jouw eenheid betalen (zie 'lid in meerdere eenheden/secties')
Wanneer je bovenstaande stappen doorlopen hebt, ben je klaar om je lidgelden over te maken aan FOS Open Scouting. Je kan dit vergelijken met het sluiten van een betalingsenveloppe in de oude Keeo.
Je vinkt de leden aan waarvoor je lidgeld wil betalen.
Je klikt rechtsbovenaan op 'Lidgelden indienen'.
Keeo vraagt je of je zeker bent.
Wanneer je zeker bent, klik je nogmaals op 'Lidgelden indienen'.
Er wordt een betalingsverzoek gegenereerd voor de leden die je net hebt ingediend.
Zie Lidgelden betalen voor meer informatie over hoe je de ingediende lidgelden betaald aan FOS Open Scouting.
Voor leden die aansluiten tijdens het scoutsjaar, volg je dezelfde stappen. Je doet zo snel mogelijk na het verlopen van de proefverzekering.
Onder 'Leden - Lidgelden - Betalingsverzoeken en ontvangstbewijzen' zie je alle betalingsverzoeken en hun status.
Indien de betaling nog niet werd uitgevoerd spreken we over een betalingsverzoek.
Wanneer je de 'Acties' dropdown open klikt krijg je een aantal opties:
Bekijk leden: bekijk alle leden die opgenomen zijn in het betalingsverzoek
Betalingsverzoek downloaden: download het betalingsverzoek. Hier vind je alle info om te betalen via een overschrijving
Verwijder en begin opnieuw: je kan het betalingsverzoek verwijderen indien je toch een fout maakte
Als je het betalingsverzoek downloadt vind je alle informatie om de lidgelden te betalen aan FOS Open Scouting. In het document vind je oa volgende info:
Het nummer
De lidgeldenperiode
Acties
Het aantal jeugdleden
Het aantal leiders
De totale kost
De betalingsstatus
Eventuele notities gemaakt door het nationaal secretariaat
Eenmaal de betaling werd uitgevoerd, wijzigen de opties onder de 'Acties' dropdown in:
Bekijk leden: alle leden waarvoor lidgeld werd betaald dmv dit betalingsverzoek
Ontvangstbewijs downloaden: beperkt overzicht van aantal leden/leiding mbt dit betalingsverzoek
Je kan je lidgelden pas indienen wanneer de basisinformatie voor al je leden correct is. Keeo zal een waarschuwing geven wanneer dit niet het geval is.
Verplichte velden zijn oa geboortedatum en geslacht. Krijg je een foutmelding? Ga via de sectie naar de persoonlijke details van het betreffende lid en vul de ontbrekende gegevens in.
Het komt uitzonderlijk voor dat een lid actief is in meerdere eenheden. Verder zijn er natuurlijk ook nationale vrijwilligers.
Deze personen moeten uiteraard het lidgeld niet 2x betalen. Daarom kan je bij het lidgelden gedeelte een lid afvinken indien deze persoon lid is van 2 secties.
De eerste eenheid die het vinkje afvinkt, moet het lidgeld niet betalen. Spreek voor kinderen zeker af bij welke eenheid het lidgeld aan FOS Open Scouting betaald wordt.
Het lidgeld voor nationale vrijwilligers wordt bij voorkeur ook gewoon aan de eenheid betaald tenzij ze daar niet meer actief zijn.
Nieuwe leden van FOS Open Scouting hebben recht op een gratis proefverzekering. Eens een nieuw lid is doorgegeven aan FOS Open Scouting (door het lid toe te voegen in Keeo), dan is het lid voor de eerste 4 opeenvolgende gratis verzekerd. Na deze periode moeten ze natuurlijk ook netjes betalen. (Indien een lid het toch niet leuk vindt kan hij het daaropvolgende scoutsjaar nog eens gratis 4 weken proberen ‘op proef’.)
Je voegt het nieuwe lid toe met minstens de verplichte informatie.
De proefperiode wordt berekend aan de hand van de datum die ingevuld is bij 'Aansluitingsdatum'. Bij een lid dat aansluit op 1/09 zal tot en met 29/9 onder 'Leden - Lidgelden' het zinnetje 'Dit lid heeft momenteel een proefverzekering' vermeld staan in de kolom 'Info'.
Wijzig deze datums dus naar de dag waarop het proeflid zijn eerste activiteit zal bijwonen zodat men optimaal van de proefverzekering kan genieten.
Voor een lid dat blijft komen betaal je na deze periode spoedig het lidgeld (=voor de aanvang van de eerstvolgende activiteit).
Een lid dat niet meer wenst te komen dien je te verwijderen.
Indien een lid stopt en een jaar later opnieuw wil komen, dan wijzig je de aanvangsdatum om de proefperiode opnieuw te starten.
