Online betalingen

Betalingen tussen ouders en eenheid

Met Keeo kan je ouders rechtstreeks laten betalen. Dit aan de hand van een domiciliëring. Je kan op verschillende manieren instellen hoe betalingen moeten gebeuren.

Je vindt online betalingen onder Sectie administratie - online betalingen.

Online betalingen zijn enkel beschikbaar voor jeugdsecties (bevers t.e.m. seniors). Je moet ze instellen per sectie. Wanneer een lid verandert van sectie, zal het betalingsschema vervallen en dus opnieuw toegevoegd moeten worden.

Eerst en vooral: de kleine lettertjes

Keeo maakt gebruik van Stripe om betalingen af te handelen. Betalingen gedaan via Stripe zijn beschermd door SEPA. SEPA kennen we beter als domiciliëringen. Hierbij heeft een bedrijf (of scoutsgroep) een mandaat om geld te 'nemen' van de rekening van een klant (of ouder). Betalers zien steeds op voorhand wanneer er een betaling gepland staat en kunnen die indien nodig weigeren. Ook tot 8 weken na betaling, kan de ouder het geld terugvragen via de bank.

Voor elke betaling gedaan via Keeo zijn er (helaas) transactiekosten: 1,40% + 0,25 EUR voor Stripe en 1,95% voor Online Scout Manager (niet voor FOS Open Scouting, voor alle duidelijkheid).

Een voorbeeld

Stel, we gaan op zomerkamp en vragen €100/lid. Je ontvangt de betalingen via Keeo/Stripe.

  1. Transactiekosten naar Stripe: 1,40% van €100 + €0,25 = €1,65€

  2. Transactiekosten naar OSM: 1,95% van €100 = €1,95

Je betaalt in totaal €3,60 transactiekosten.

Je kiest als eenheid zelf of je transactiekosten al dan niet doorrekent aan de ouders. Deze calculeer je dan in bij de prijs die je vraagt aan de ouders.

Een account aanmaken

Voor je kan beginnen met het ontvangen van betalingen, dien je een account aan te maken bij GoCardless. Als je meerdere bankrekeningen wil gebruiken, dan moet je voor elke bankrekening een apart account, met apart e-mailadres, aanmaken.

  1. Open Sectie administratie - Online betalingen

  2. Klik links bovenaan op 'Nieuwe bankrekening toevoegen'.

  3. Klik op 'Stripe account toevoegen'.

  4. Je wordt omgeleid naar een pagina van Stripe, waar je een account kan aanmaken. Indien je al een account hebt, kan je hier inloggen.

Je moet geen nieuw account aanmaken wanneer je dezelfde bankrekening wil toevoegen aan meerdere secties. Bij stap 4 log je dan in met je bestaande account i.p.v. een nieuw aan te maken.

Accountgegevens

Je dient volgende gegevens op te geven tijdens het aanmaken van een account:

  • Naam en voornaam van de persoon die het account aanmaakt

  • Soort 'bedrijf' (eenmanszaak).

  • Een wachtwoord (kies een sterk wachtwoord!)

  • Waarvoor je betalingen ontvangt (lidgeld, evenementen, etc).

Indien er gevraagd wordt naar je CVC-code, vul de 3 laatste cijfers van je kaartnummer in (gewone bankkaart).

Als je account aangemaakt is, kan er een paar dagen overgaan om je account te verifiëren. Eenmaal goedgekeurd, verschijnt dit op je Stripe Dashboard.

Je kan steeds inloggen via Stripe.com om van daaruit te zien hoeveel geld je nog moet ontvangen.

Betalingsschema's

Betalingsschema's delen soorten betalingen op. Afhankelijk van het soort schema je kiest, zullen leden gevraagd worden om altijd te betalen als er een nieuwe betaling aan het schema wordt toegevoegd (bijvoorbeeld lidgelden), of enkel wanneer je expliciet zegt dat het lid moet betalen (bijv. kampen).

Hoe de schema's precies werken, vind je in dit artikel:

Online betalingen in het Ouderportaal

Wanneer je in een betalingsschema een betaling aanduid als 'Betaling nodig', dan zal deze betaling verschijnen in het Ouderportaal waar ouders de betaling kunnen uitvoeren. Er zal ook steeds een mail verzonden worden naar beide ouders (indien beide e-mailadressen ingevuld zijn), met de vraag om te betalen.

Het ouderportaal en online betalingen zijn sterk gelinkt aan elkaar. Gebruik je het ouderportaal niet? Dan is het niet nuttig om online betalingen te gebruiken.

Abonnement vs 'Nu betalen'

Ouders hebben 2 opties om te betalen via het ouderportaal.

  1. Ouders zetten een 'Abonnement' op

  2. Ouders betalen d.m.v. de 'Nu betalen' knop

Abonnement

Bij een abonnement geven ouders 1 maal per betalingsschema toestemming om automatisch het geld te laten nemen van hun rekening. Ze moeten dus geen toestemming geven. Ze kunnen wel steeds de betaling annuleren of terughalen (tot 8 weken). Als eenheid ben je zo zeker dat je je geld op tijd en stond krijgt.

Nu betalen

Ouders kunnen per betaling op de 'Nu betalen' knop klikken. Ze geven dan enkel toestemming om het geld te laten overmaken voor de specifieke betaling, en niet voor het volledige schema.

Je kan per schema instellen of je de 'Nu betalen' knop wil laten zien.

Online betalingen koppelen aan evenementen

Je kan ook een online betaling koppelen aan een evenement.

  1. Creëer een betalingsschema

  2. Koppel het aan het evenement

    Ga naar Programma > Evenementen > selecteer het gewenste evenement Kies in het menu voor Payments > Online betaling toevoegen (rechtsboven)