Betalingsschema's
Betaalschema's gebruik je om betalingen op te delen per soort. Je kan zoveel betalingsschema's maken als je wil. Hoe je ze indeelt, kies je ook zelf. Schema's blijven bewaard over periodes.
Aan betalingsschema's voeg je betalingen toe, die (al dan niet verplicht) uitgevoerd kunnen worden door ouders.
In de meeste gevallen volstaat het om een schema te hebben voor je kampen en een schema voor je lidgelden. Je maakt best geen aparte schema's voor een enkel kamp.
Per betalingsschema moeten ouders opnieuw hun bankgegevens ingeven. Je maakt dus best zo weinig mogelijk schema's.
Een schema maken
Vooraleer je schema's kan aanmaken, moet je een Stripe account gekoppeld hebben aan Keeo.
In Sectie administratie - Online betalingen kies je rechtsbovenaan voor 'Betalingsschema maken'. Volgende gegevens kan/moet je ingeven bij het aanmaken:
Naam van het schema (bijv. 'Kampen')
Beschrijving
Bankrekening (via welk Stripe account moet de betaling verlopen)
Soort schema (zie 'Een schema kiezen')
'Nu betalen' knoppen (laat ouders een enkelvoudige betaling doen i.p.v. een domiciliëring.
Een schemasoort kiezen
Bij het aanmaken van een schema heb je de keuze tussen 3 soorten schema's:
Evenement: betalingen zijn niet verplicht uit te voeren voor leden in het schema
Abonnement: alle betalingen in het schema zijn verplicht uit te voeren voor de leden in het schema
Groot evenement: voor betalingen die in meerdere stukken betaald worden (bv. een buitenlands kamp)
Deze soorten wijzigen enkel instellingen. Je kan perfect starten met eender welke soort en de instellingen achteraf wijzigen.
Betalingen
Eenmaal je schema aangemaakt is, kan je betalingen toevoegen aan het schema. Je doet dit door het schema te openen en vervolgens in het menu te klikken op 'Betalingen'. Hier geef je de naam van de betaling (bv. 'Zomerkamp 2021'), de vervaldatum (uiterste betaaldatum) en het bedrag. Het bedrag moet minstens €1,00 zijn.
Wanneer de vervaldatum van een betaling voorbij is, kan je ze verbergen in het Status scherm. Zo hou je een overzicht van actuele betalingen.
De naam van een betaling is zichtbaar in het ouderportaal. Geef deze een naam die duidelijk is voor ouders.
Leden toevoegen aan schema
Om betalingen te ontvangen van leden, moeten ze toegevoegd worden aan het schema. Indien je online betalingen toevoegt via een evenement, dan zal dit automatisch gebeuren.
Je voegt leden toe aan een schema via 'Leden niet in schema'. Je vindt dit wanneer je een schema opent.
Indien je leden toevoegt aan een schema waar alle betalingen verplicht zijn, dan zal Keeo vragen welke betaling het lid als eerst moet betalen.
Status
Onder 'Status' van een schema kan je betalingen opvolgen van de leden in het schema. Per betaling kan je kiezen of:
Een betaling vereist is
Een betaling niet vereist is
Een betaling manueel betaald werd
Indien ouders betaalden via het ouderportaal is het mogelijk dat volgende statussen getoond worden bij een lid:
Gestart: een betaling is onderweg van ouders naar Stripe
Betaald: de betaling is gearriveerd bij Stripe
Ontvangen: het geld is gestort op je bankrekening
Mislukt: er werd geen geld genomen van de ouderrekening. Klik op de cel voor meer details
Geannuleerd: de ouder heeft de betaling geannuleerd
Teruggevraagd: de ouder heeft via de bank het geld teruggevraagd. Het geld zal afgehouden worden van je volgende uitbetaling. Je neemt best contact op met de ouder in kwestie.
Last updated
