Lid verplaatsen, delen, verwijderen, terugplaatsen

Deel leden met andere secties, verplaats ze of geef aan wanneer een lid stopt.

Een lid verplaatsen

Een lid wordt ouder en gaat van de Bevers naar de Welpen, een senior wordt leiding, .. Wanneer dit gebeurt, dan moet je de sectie voor dit lid wijzigen.

In Keeo doe je dit door een lid te verplaatsen naar een andere sectie. Je kan dit in bulk doen via het overzichtsscherm, of per lid via het detailscherm.

Ook wanneer een lid naar een andere eenheid gaat, dien je het lid te verplaatsen, maar dan naar een sectie van een andere eenheid.

Gebruik Shift om meerdere opeenvolgende leden te selecteren in Leden -> Persoonlijke details

• Kies in het overzichtscherm of in het detailscherm voor Beheer -> Overzetten naar een andere sectie'

• Kies een sectie van je eenheid of een sectie van een andere eenheid

• Geef de periode (scoutsjaar) waarin het lid de laatste keer in de sectie moet voorkomen. Hier kies je het scoutsjaar waar het lid volledig actief in was.

  • Bijvoorbeeld: Jan was in 2018 - 2019 het volledige jaar Welp en wordt in het scoutsjaar van 2019 - 2020 Wolf. Je kiest dan '2018 - 2019' aangezien in 2019 - 2020 Jan een Wolf is. Kies je voor '2019 - 2020' dan zal Jan in het nieuwe scoutsjaar aanwezig blijven in de Welpen.

• Het lid wordt nu een 'uitgaand lid' tot wanneer het aanvaard wordt in de nieuwe sectie.

• Indien je het lid overzet binnen je eigen eenheid: wissel naar de nieuwe sectie voor het lid en aanvaard het daar.

Wanneer een lid overgezet wordt, dan moet je de ouders/voogden opnieuw uitnodigen voor het ouderportaal. Ouders moeten niet opnieuw een account aanmaken, maar ze moeten wel opnieuw toegang krijgen tot hun kind.

Een lid delen

Wanneer een lid tegelijkertijd actief is in meerdere secties, dan kan je het lid 'delen'. Zo moet het lid maar 1x toegevoegd worden en blijven de gegevens steeds hetzelfde in alle secties waar het lid zich in bevindt.

Het proces om dit te doen is hetzelfde als wanneer je een lid verplaatst. In plaats van te kiezen voor 'Overzetten naar een andere sectie' kies je voor 'Delen met een andere sectie'.

Je kan leiders delen met de tak waarin ze leiding geven om zo een overzicht te hebben van iedereen in een tak. Leiders worden automatisch toegevoegd aan de 'Leiderspatrouille'.

Leden en leiding worden van elkaar gescheiden door een lijn. In deze rol (lid van een jeugdsectie) heb je de mogelijkheid om voor de leiding ook ouder(s) toe te voegen.

Leiding delen met de sectie waar ze leiding geven

De leden en de leiding worden gescheiden door een grijze lijn. Verschijnt de leiding boven de lijn (tussen de leden) en niet onder de lijn (tussen de leiding) - kijk dan in de persoonlijke details na of de lid in de patrouille 'leiding' zit.

Een lid verwijderen

Wanneer een lid definitief stopt in je eenheid, dan dien je het lid te verwijderen. Klik hiervoor in het detailscherm van het lid op de knop 'Verwijderen'. Je kan verwijderde leden herkennen in het ledenoverzicht doordat ze uitgegrijst staan. Je kan ook met je muis hoveren over de het info icoontje bij het lid.

Bij het verwijderen moet je een aantal keuzes maken:

• Welke data blijft intact

• Tot en met welk scoutsjaar moet het lid zichtbaar blijven

Scoutsjaar

Hier geef je aan welk scoutsjaar het lid volledig actief was.

Bijvoorbeeld: Frans Bauer was lid in scoutsjaren 2017 - 2018 en 2018 - 2019. Frans beslist om te stoppen in de loop van het scoutsjaar 2018 - 2019. Bij het verwijderen geef je aan dat Frans wel beschikbaar moet blijven in scoutsjaar 2017 - 2018. Zo kan je altijd terugkeren in de tijd om het lid te herstellen indien nodig.

Je kan er ook voor kiezen om een lid uit alle periodes te verwijderen.

Anonimiseren

Je kan de gegevens van een lid anonimiseren (om in te orde te zijn met GDPR). Je kan dit op verschillende manieren doen:

• Je laat alle gegevens intact (je anonimiseert dus niet)

• Alle persoonlijke info wordt verwijderd, behalve de naam en belangrijke contactgegevens

• Enkel de naam wordt behouden

• Alle gegevens worden verwijderd en de naam wordt gewijzigd naar de initialen

• Alle gegevens worden verwijderd en de naam wordt gewijzigd naar de initialen + verwijderd uit de geschiedenis

Meer info over gegevensbescherming vind je in het artikel over privacy en GDPR.

Privacy/GDPR

Lid terugplaatsen

Wanneer je een oud lid verwijderd hebt, en het lid keert later terug naar je eenheid, dan kan je het terugplaatsen.

1. Ga naar de periode en sectie waar het lid de laatste keer voorkomt

2. Open het detailscherm voor het lid

3. Kies 'Terugplaatsen'

4. Het lid zal terug tevoorschijn komen in het huidige scoutsjaar.

Vind je het lid niet meteen terug? Stuur een mailtje naar [e-mail]. Voor de secties "Leiding" en "Stam" kan je op dit moment nog niet terug in de tijd a.d.h.v. de periodes dus contacteer hier ook het nationaal secretariaat.