Privacy/GDPR

Hou steeds de privacy van je leden, leiders en andere leden in het achterhoofd.

Met Keeo beheer je de gegevens van al je leden. Als (eenheids)leiding dien je hier heel bewust mee om te gaan.

Toegang

Geef niet iedereen van je leidersploeg blindelings toegang tot de gegevens van je leden. Denk er over na of het echt nodig is. Het is bijvoorbeeld niet altijd nodig dat een beverleider de gegevens van je Welpen kan zien, enzovoort.

Controleer elk jaar welke leiding toegang heeft tot Keeo. Personen die niet meer actief zijn als leiding, mogen normaliter ook geen toegang meer hebben tot de gegevens van je leden.

Heb je een leider die verantwoordelijk is voor EHBO? Voor deze leider kan je verantwoorden dat hij/zij toegang heeft tot de medische gegevens van alle leden.

Medische gegevens

Keeo laat je toe om de medische fiche van een lid bij te houden in Keeo. Net zoals bij de papieren medische fiche geldt de vuistregel dat je deze gegevens maximum 1 jaar mag bijhouden. In Keeo kan je dit bijhouden door de ouders periodiek de gegevens te laten bevestigen op juistheid. Je vraagt best om dit voor elk kamp ook te bevestigen.

Spoor ouders om om dit, net zoals bij de papieren fiche, te doen!

Indien je merkt dat de gegevens al een jaar niet bevestigd zijn, verwijder deze dan.

Gestopte leden

Stopt een lid in je eenheid? Overweeg dan om de gegevens van je leden te anonimiseren. Er is weinig reden om de medische fiche van een lid bij te houden nadat hij/zij gestopt is bij je eenheid.

Bij het verwijderen van een lid kan je kiezen welke gegevens je wil verwijderen.

Elke persoon heeft het recht om zijn/haar gegevens volledig te laten verwijderen.

GDPR

Als eenheid ben je een feitelijke vereniging en dien je ook in regel te zijn met de AGV/GDPR. Hoe je je als eenheid in regel stelt, vind je terug op onze website. Bij vragen kan je steeds terecht op [email protected]

Kort komt het neer op het volgende:

  • Zorg voor een privacyverklaring en verwerkingsregister

  • Denk bij alle gegevens die je verzamelt: heb ik een goede reden om deze gegevens te vragen/bij te houden?

  • Sta steeds stil bij wie wat mag zien: mag leider x de gegevens van lid y zien/bewerken?