E-mailen

Communiceer efficiënt met je leden

Pas het e-mailadres vanwaar automatische e-mails verzonden worden zeker aan. Dit doe je via 'Instellingen - Instellingen ouderportaal' en dit voor elke sectie.

Er zijn een aantal manieren waarop je e-mails kan versturen naar je leden, ouders en leiding.

Vanuit een sectie

Mailen kan naar een groep van leden of een individueel lid vanaf 'Leden - Persoonlijke details'. Zoals uitgelegd in het artikel over leden kan je een of meerdere leden selecteren en er vervolgens acties op uitvoeren.

  1. Kies voor 'E-mail verzenden'

  2. Een scherm om je e-mail op te stellen zal verschijnen

  3. In het 'aan' veld kan je kiezen naar wie de e-mail moet gaan. De e-mailadressen moeten uiteraard ingevuld zijn bij het lid

    • Het lid zelf

    • Ouder/Voogd 1

    • Ouder/Voogd 2

  4. Wijzig het 'Aan' veld naar de naam en het e-mailadres van waar je wil dat de e-mail komt

  5. Vul een onderwerp in

  6. Stel je bericht op

Via 'Speciale inhoud' kan je vooraf gemaakte e-mails invoegen om bijvoorbeeld ouders uit te nodigen om een account aan te maken voor het ouderportaal.

E-mailadressen exporteren

Gebruik je liever je eigen e-mailclient of een externe service voor het versturen van emails (Bijv. MailChimp)? In het overzicht van sectieleden kan je leden selecteren en (vervolgens) alle e-mailadressen exporteren. Deze kan je dan eender waar gebruiken.

Wil je e-mailadressen exporteren voor verschillende secties? Gebruik de Rapportage tool.

Vanuit het eenheidsdashboard

Zie 'Eenheidsdashboard' voor de werking van het eenheidsdashboard.

  1. Klik in het eenheidsdashboard op 'Opstellen'

  2. Vink de secties aan waar je naar wil mailen

  3. Stel je e-mail op

  4. Verzend de e-mail

E-mails verzonden vanuit het eenheidsdashboard worden altijd verzonden naar de e-mailadressen van: het lid, ouder/voogd 1 en ouder/voogd 2.

Sjablonen

Onder 'Sectie administratie -> Sjablonen nieuwsbrief' kan je sjablonen aanmaken voor bijvoorbeeld je maandelijkse nieuwsbrief. Vervolgens kan je deze gebruiken wanneer je een e-mail verzendt.

Sjablonen kunnen gekopieerd worden naar andere secties (op voor waarde dat je rechten hebt voor de andere sectie). Eenmaal gekopieerd zullen wijzigingen niet overgenomen worden.

Automatische e-mails

Keeo stuurt op verschillende momenten automatisch e-mails. Voor het ouderportaal kan je instellen van waar deze e-mail verstuurd wordt.

Je doet dit via Instellingen ouderportaal - E-mails.

Automatische e-mails worden enkel verstuurd als je aangeeft dit te willen. Zo kan Keeo automatisch herinneringen sturen wanneer iemand nog niet is ingeschreven voor een kamp, je kan Keeo een mail laten sturen om ouders te laten weten dat de inschrijvingen voor een kamp geopend zijn,..

Keeo zal nooit zelf 'beslissen' om e-mails te verzenden. Als beheerder moet je specifiek aangeven dat er bijvoorbeeld herinneringen verstuurd moeten worden.

Speciale inhoud

Alle automatische e-mails hebben een sjabloon dat je kan wijzigen (opgelet: opnieuw per sectie!). Zo kan je direct zien welke mails Keeo automatisch kan versturen. Om de sjablonen te wijzigen ga je naar Instellingen - Instellen ouderportaal - Emails.

In dezelfde instellingen kan je ook de sjablonen wijzigen voor 'Speciale inhoud'. Je kan zo de uitnodiging voor een kamp of voor het ouderportaal personaliseren.

Afleveringsrapporten

Onder 'Sectie administratie - Rapporten e-mailbezorging' kan je opvolgen of de e-mails die je verzonden hebt, goed afgeleverd zijn en/of geopend zijn. Je kan ook de inhoud van de verzonden e-mails bekijken.

De rapporten tonen enkel de e-mails die de laatste 90 dagen verzonden zijn.