Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Vanaf 3 overnachtingen dienen kampen gemeld te worden aan het nationaal secretariaat.
Terwijl kampmeldingen vroeger via een aparte website ingediend moesten worden; kan dit nu via KEEO.
Maak een evenement aan (zie Kampen en evenementen).
Een kampmelding voor eenheidskampen/meerdere takken dien je slechts 1x in via de leidingsectie. Een takkamp meld je via de overeenkomstige sectie.
Wil je de inschrijvingen beheren in KEEO/aan de slag met het ouderportaal, dan kan je het evenement delen met de nodige secties, zie Kampen en evenementen.
Eenmaal de Wizard is afgerond, wordt het evenement aangemaakt en verschijnt ook het tabblad 'Kampmelding'. Hier kan je de kampmelding indienen.
Dit lukt niet wanneer het tabblad 'Type evenement en verantwoordelijken' niet werd ingevuld.
De informatie op het tabblad 'Type evenement en verantwoordelijken' kan je niet meer wijzigen eenmaal de kampmelding werd ingediend - zie waarschuwing.
Eenmaal de kampmelding werd ingediend, komt deze op het nationaal secretariaat terecht. De bevoegde stafmedewerker bekijkt de kampmelding en keurt deze goed indien volledig. Bij afkeuring wordt er een opmerking toegevoegd. De beslissing (goedgekeurd/afgekeurd) krijg je dan te zien onder “kampmelding”.
Je ontvangt hier geen mail voor dus regelmatig checken is de boodschap.
Kampadministratie in KEEO
We zijn allemaal reuzeblij dat de kampen mogen doorgaan, weliswaar onder strikte voorwaarden. Eén van deze voorwaarden is dat jullie als eenheid bepaalde gegevens dienen bij te houden.
Wie is er allemaal mee op kamp?
Contactgegevens (leden, ouders, etc)
Hoe zijn jullie georganiseerd (wie maakt deel uit van welke bubbel)
...
Dit zal extra administratie van jullie vragen maar het is o zo belangrijk! Hieronder een overzicht/tips hoe jullie dit in KEEO kunnen bijhouden.
Uiteraard is het belangrijk dat de gegevens in KEEO correct en volledig zijn. Ga dus de contactgegevens na: telefoonnummer en e-mailadres van de ouders zijn hierbij belangrijk.
Het grootste deel van de eenheden gaat op eenheidskamp en werd zoals gevraagd het evenement dus aangemaakt in de Leidingsectie. In dit geval dient het evenement nog gedeeld te worden met de andere takken die mee gaan op kamp.
Daarnaast is het handig om een goed overzicht te hebben wie leiding staat bij welke tak. Dit kan je visueel zichtbaar maken door de leden van de leiding te delen met de tak waar ze leiding geven. In het overzicht van de leden (Leden > Persoonlijke details) zal dit als volgt zichtbaar zijn:
In de fotoweergave wordt de leidingsploeg onderaan weergegeven, gescheiden d.m.v. een lijn van de leden
In de rasterweergave wordt de leidingsploeg uitgegrijsd weergegeven
Bij de leiding kan je enkel de eigen details invullen indien je via de leidingsectie de persoonlijke details raadpleegt. Indien je de leiding ook lid maakt van de tak zelf, zoals hierboven beschreven, kan je via deze sectie extra contactgegevens van de ouders/voogd toevoegen.
Je kan de medische gegevens van je leden ook in KEEO (laten) invullen/nakijken. Zie Medische gegevens. Je kan hier evt. extra "Eigen velden" toevoegen (bv. specifiek aan corona gerelateerd)..
Zoals voorgeschreven wordt, dient de eenheid opgedeeld te worden in bubbels van max. 50 personen. Het is dan ook belangrijk dat jullie hier een overzicht van behouden. Dit kan je via verschillende manieren doen.
Ga hiervoor naar het evenement dat jullie aanmaakten voor de kampmelding: Programma > Evenementen. Open het evenement en ga in het menu naar Leden. Hier kan je rechtsboven kolommen toevoegen. Bv. "Bubbels" en hier hou je voor elk lid bij van welke bubbel hij/zij deel uitmaakt. Je kan op dezelfde manier nog extra kolommen toevoegen om andere informatie bij te houden die nodig is. Bv. opmerkingen over bepaalde contacten e.d.
Je kan ook gebruik maken van flexi-records om bepaalde informatie bij te houden.
Selecteer leden die je wil aanduiden als al dan niet aanwezig
Klik rechtsboven op 'Update aanwezigheid'
Kies een datum. Datums met een gekoppelde activiteit zullen een agenda icoontje tonen
Geef aan of een lid aan- of afwezig was
Klik op opslaan
Er zal nu een kolom toegevoegd naast de leden met de aanwezigheden
Rechtsboven kan je de aanwezigheidslijst downloaden voor:
Voorbije vergaderingen
Komende vergaderingen (zo kan je tijdens de vergadering aanwezigen aanduiden)
Alle vergaderingen
In het detailscherm van een lid, kan je onder de foto van een lid zien hoe vaak een lid aanwezig was in de huidige periode. Dit wordt procentueel uitgedrukt
Beheer je kampen in Keeo en laat ouders meteen inschrijven
Maak kampen voor de volledige eenheid altijd aan in de 'Leiding' sectie. Deel ze vervolgens met alle sectie die meegaan op het kamp.
Een evenement voeg je toe door bij 'Programma - Evenementen' op 'Evenement maken' te klikken. Een stapsgewijze wizard zal openen om alle nodige informatie te verzamelen. Alle informatie kan achteraf ook nog gewijzigd worden.
Doorloop de verschillende tabbladen van de pop-up. De meeste velden spreken voor zich. Afhankelijk van het type evenement dat geselecteerd werd in de eerste stap; zullen er naarmate je verder gaat door de wizard andere velden verschijnen.
De wizard bestaat uit maximum 5 stappen:
Basisdetails
Data en tijden
Verdere details (n.v.t. voor "andere evenementen")
Aanwezigheden
Ouderportaal
Bij verdere details wordt verwezen naar "Planning evenement". Dit verschijnt in het menu na het voltooien van het evenement.
Limiet: je kan een limiet zetten op het aantal personen die kunnen inschrijven voor het evenement. Je kan kiezen of leiders hier al dan niet worden bij geteld. Laat de limiet leeg als er geen limiet is.
Ouderportaal: In de laatste stap kan je een aantal zaken instellen voor ouders.
De deadline voor inschrijvingen/wijzigingen,
Hoeveel het evenement kost (er is maar 1 prijs mogelijk)
Kunnen ouders de aanwezigheid van hun kind nog wijzigen
Wanneer moet Keeo herinneringen sturen naar leden die nog niet ingeschreven zijn
De verdere instellingen (regelmaat + aantal) m.b.t. deze optie kan je wijzigen via Instellingen - Instellingen Ouderportaal - Evenementen
Wanneer moet Keeo herinneringen sturen dat een kind ingeschreven is voor het evenement
Inschrijvingen voor 'Tonen in ouderportaal' Dit kan nuttig zijn om ouders te informeren over een komend evenement zonder de inschrijvingen reeds open te stellen. Deze optie gaat pas in werking indien bij de aanwezigheden bij een lid 'Tonen in ouderportaal' wordt gekozen. De aanwezigheden kan je opvolgen onder het tabje 'Leden' dat na het doorlopen/voltooien van de wizard zichtbaar zal zijn in het menu.
Eenmaal het evenement toegevoegd is, krijg je toegang een menu:
Basisdetails / Verdere details / Instellingen ouderportaal - info ingevuld a.d.h.v. de wizard
Beschrijving ouderportaal
Planning evenement - Hier vind je meer info over de documenten die ons bezorgd dienen te worden, naargelang wat van toepassing is voor jullie kamp (afhankelijk van het type evenement)
Je kan hier binnenkort ook een Excel downloaden waarin je vindt welke informatie we van je verwachten.
Leden - Uitnodigen en aanduiden/opvolgen aanwezigheden voor het evenement
Badges - Aangeven indien er vereiste badges zijn om deel te kunnen nemen aan het evenement
Publieke bijlagen - bv. uploaden kampboekje
Type evenement en verantwoordelijken - Noteer hier de kampverantwoordelijke en contactpersoon in België (buitenlandse kampen)
Onder het gedeelte 'Leden' van een evenement, kan je extra kolommen toevoegen. Je kan deze kolommen gebruiken om extra informatie te vragen van ouders wanneer ze hun kind(eren) inschrijven voor het evenement. Je doet dit door bij het aanmaken van een kolom 'Tonen in ouderportaal' aan te vinken. Wanneer je dit niet aanvinkt is de kolom enkel beschikbaar voor de leiders met toegang tot de sectie. Zo kan je gegevens bijhouden die je zelf invult (Bijvoorbeeld de betaling wanneer je geen gebruik maakt van online betalingen).
Extra kolommen worden niet meegenomen wanneer je een evenement deelt. Je moet ze dus per sectie aanmaken.
Wanneer je een evenement aanmaakt, is het enkel beschikbaar in de sectie waarin het evenement werd aangemaakt. Om leden van andere secties te laten inschrijven voor het evenement, moet je het evenement delen.
Zorg dat alle informatie over het evenement correct is vooraleer je het deelt. Wijzigingen worden niet doorgegeven.
Je deelt een evenement door bovenaan de pagina te klikken op 'Delen'. Vervolgens selecteer je de secties waarmee je het evenement wil delen. Elke sectie moet het inkomende evenement aanvaarden.
Wanneer het evenement eenmaal gedeeld is, kan je nog extra instellingen wijzigen en alle ingeschreven leden (voor alle secties) bekijken door nogmaals op 'Delen' te klikken.
Je kan enkel aanwezigen beheren per sectie. Wil je bijvoorbeeld aanduiden dat Frans van de Bevers meegaat op zomerkamp? Dan moet je dit doen in de Bever sectie. Je doet dit door eerst naar het detailscherm te gaan van een evenement en vervolgens op 'Leden' te klikken.
Je kan in de sectie waarin een evenement gedeeld werd, wel alle aanwezigen bekijken door op de 'Delen' knop te drukken vervolgens door te klikken naar 'Aanwezigen'.
In het ledenoverzicht van een evenement, kan je aanduiden welke inschrijvingsstatus een lid heeft:
Tonen in ouderportaal: het evenement is zichtbaar in het ouderportaal, ouders kunnen inschrijven, maar ze krijgen geen mail
Uitnodigen: ouders met toegang tot het ouderportaal krijgen een uitnodiging om in te schrijven via het ouderportaal
Gereserveerd: je kan dit gebruiken als wachtlijst, mocht je met een limiet werken voor het evenement
Ja: het lid is ingeschreven (er wordt geen communicatie verstuurd naar ouder of lid)
Nee: het lid zal niet deelnemen (er wordt geen communicatie verstuurd naar ouder of lid)
Tonen in ouderportaal en Uitnodigen zorgen er voor dat ouders zelf kunnen inschrijven. Wil je de inschrijvingen zelf beheren, gebruik dan enkel Ja, Nee of Gereserveerd.
Evenementen zijn pas zichtbaar voor ouders wanneer je kiest voor 'Tonen in Ouderportaal' of 'Uitnodigen'. Controleer dit indien je ouders geen evenementen kunnen zien.
FOS-Wiki op steroïden
Onder Programma - Activiteitendatabank kan je activiteiten, spelen, .. aanmaken en delen.
Je kan privé activiteiten aanmaken of ze beschikbaar maken voor iedereen.
In de linkerzijde kan je zoeken op de naam van een activiteit of filteren op verschillende eigenschappen. Bijvoorbeeld: de duur van een activiteit, activiteiten die je leuk vindt, waar een activiteit het best gedaan wordt,..
Je kan een activiteit toevoegen aan de databank door rechtsboven de overzichtspagina te klikken op 'Activiteit toevoegen'.
Onder Leden - Aanwezigheidslijst kan je aanwezigheden van leden bijhouden. Al dan niet gekoppeld aan .
Indien je de aanwezigheid van leiders wil bijhouden, dan moet je ze eerst met de sectie waarin ze leiding geven.
Materiaal - Indien je beschikt over een materialendatabank kan je hier selecteren welk materiaal je nodig hebt (zie )
Activiteiten in de databank kan je optioneel koppelen aan badgevereisten. Na het aanmaken van een kan je daar ook een activiteit koppelen.
Plan je wekelijkse vergaderingen/activiteiten in Keeo.
Deze functionaliteit is enkel beschikbaar in jeugdsecties (Bevers t.e.m. Seniors)
Onder Programma - Vergaderingen kan je per sectie je wekelijkse vergaderingen/activiteiten toevoegen en plannen. Deze zijn dan ook zichtbaar voor ouders met toegang tot het ouderportaal.
Je voegt een vergadering toe door onder Programma - Vergaderingen rechtsboven te klikken op Vergadering toevoegen. Er opent een nieuw venster met volgende opties:
Naam van het evenement
Datum
Start- en eindtijd
Wanneer moet de vergadering zich herhalen (je kan bijvoorbeeld vergaderingen elke week herhalen en achteraf diegene verwijderen die niet nodig zijn. Je kan achteraf ook de titels aanpassen)
Eenmaal een vergadering aangemaakt is, krijg je toegang tot nog een aantal opties en instellingen. Je opent een vergadering door vanuit het overzicht van evenementen te klikken op het oogje bij de vergadering.
Hier kan je de gegevens wijzigen die je ingaf bij het aanmaken van de vergadering.
Notities kan je gebruiken om de vergadering te plannen en om notities bij te houden die belangrijk zijn voor aanvang van de vergadering en voor na afloop van de vergadering (een evaluatie bijvoorbeeld).
Je kan een activiteit uit de activiteitendatabank koppelen aan je vergadering zodat alle informatie op 1 plaats zit.
Indien je werkt aan bepaalde vereisten voor badges, kan je deze hier ook toevoegen. In samenwerking met de aanwezigheidslijst kan je zo automatisch invullen dat de aanwezige leden de vereisten behaald hebben.
Dit onderdeel is tweeledig: je kan enerzijds bijhouden welke leiders aanwezig zullen zijn en je kan vragen aan ouders om te assisteren tijdens de vergadering (bijvoorbeeld als je gaat zwemmen).
In het eerste tekstveld kan je vrij ingeven welke leiders aanwezig zullen zijn. Je kan ook perfect aangeven dat Frans wat later zal komen.
Verder kan je de aanwezigheidslijst gebruiken om leiders als onbeschikbaar aan te duiden. Hiervoor moeten ze wel gedeeld zijn met de sectie waarin ze leiding geven.
Geef aan hoeveel ouders je nodig hebt om te helpen
Geef aan welke ouders zich hebben opgegeven
Geef extra informatie aan ouders, dit is zichtbaar in het ouderportaal
Ouders kunnen zich via het ouderportaal opgeven om te helpen wanneer je aangeduid hebt dat er ouders nodig zijn.
Rechtsboven voor de pagina kan je de gegevens van de vergadering downloaden.
Onder Instellingen - Ouderportaal - Programma kan je instellen wat de ouders zien met betrekking tot de wekelijkse vergaderingen. Hier kan je bijvoorbeeld uitschakelen dat ouders zich kunnen opgeven om te helpen bij vergaderingen wanneer er hulp nodig is. Zo heb je als leider zelf de controle.
Ouders krijgen geen melding als je het programma wijzigt. Breng ze ook altijd op de hoogte via e-mail!
Hou een inventaris bij van je materialen en laat leiding het reserveren voor evenementen.
Met de materialendatabank kan je een inventaris bijhouden van al je materiaal (tenten, keukenmateriaal,..)
Je vindt de materialendatabank onder Programma - Materialendatabank.
Voor je materialen kan toevoegen, dien je eerst een lijst (of meerdere) aan te maken. Lijsten verdelen je materiaal in een logische verdeling. Hoe je dit verdeelt, kies je zelf. Een aantal voorbeelden:
Per soort: keukenmateriaal, tenten,..
Per locatie: materiaalberging, loods, container,..
Je kan lijsten delen met de secties waar je toegang tot hebt. Per sectie kan je kiezen of je de lijst deelt als 'alleen-lezen' of als 'lezen en schrijven'.
In een lijst kan je materialen (items) toevoegen. Volgende gegevens kan je bijhouden
Naam
Aantal
Beschrijving
Conditie
Aantal kapot
Locatie
Aankoopdatum
Prijs om te vernieuwen
Notities
Grote items zoals tenten voeg je best apart toe. Zo kan je ze individueel opvolgen. Voor kleinere items (bijv. pollepels) kan je in bulk opvolgen. Je bepaalt volledig zelf hoe je hier mee aan de slag gaat!