U kan uw kind(eren) inschrijven voor evenementen/kampen die door de leiding zijn toegevoegd in Keeo. Per kind heb je een menu-item 'Evenementen'. Hier zie je alle evenementen waar je je kind kan op inschrijven.

Indien de eenheid extra informatie nodig heeft, dan kan u deze ook hier geven.

Persoonlijk details van uw kind kan u wijzigen bij het menu-item 'Persoonlijke details'. Controleer deze gegevens steeds voor elk kamp. Zo heeft de leiding van uw kind steeds de meest actuele informatie.

Keeo is een uitgebreid systeem. Daarom schreven we deze handleiding om jullie wegwijs te maken in de verschillende functionaliteiten van Keeo.

Links vind je de navigatiebalk met alle artikels en eventuele subartikels. Per artikel zie je rechts de inhoud.

We delen deze documentatie op in 5 thema's:

• Voor ouders en leden: hoe gebruik je Keeo als ouder of individueel lid

• Voor (eenheids)leiding: hoe gebruik je Keeo om je ledenbeheer te doen

• Voor techneuten: maak zelf applicaties die gebruik maken van Keeo

• Online Scout Manager: het platform

• Varia

Veelgestelde vragen

Naast de algemene documentatie verzamelden we een aantal veelgestelde vragen. Dit artikel is momenteel nog in opbouw maar wordt spoedig aangevuld.

Afbeeldingen

Hier en daar vind je GIF-afbeeldingen die visueel laten zien hoe je iets doet in Keeo. Klik op de afbeelding om ze groter te maken.

Zoeken

Rechtsbovenaan de pagina vind je een zoekbalk waarmee je alle artikels kan doorzoeken. Zowel op titel als inhoud.

Geef je mening

Onderaan elk artikel kan je aangeven hoe nuttig een pagina was. Geef ons zeker feedback zodat we deze documentatie beter kunnen maken. Wil je meer feedback geven? Mail dan naar keeo@fos.be met al je opmerkingen of suggesties.

Het is voor eenheden belangrijk dat de gegevens die ze van uw kind hebben, altijd correct zijn. FOS Open Scouting raadt aan de eenheden aan om minstens 1x per jaar en voor elk kamp, de gegevens van hun leden te laten bevestigen. Veelal gebeurt dit door voor elk kamp een nieuwe medische fiche te vragen.

Sinds de introductie kan dit ook via het ouderportaal. Hieronder vindt u een stappenplan van hoe dit werkt.

1. Log in op https://keeo.fos.be.

2. Kies in de linkernavigatie voor 'Persoonlijke details'.

   Indien u meerdere kinderen heeft moet u eerst de naam van het kind kiezen waarvoor u de gegevens wil bevestigen.

3. Controleer alle beschikbare gegevens grondig en corrigeer indien nodig.

4. Klik bovenaan op de knop 'Ik bevestig dat deze gegevens correct zijn'.

5. (Optioneel) Herhaal dit voor uw andere kinderen die lid zijn.

Volgende gegevens van uw kind kunnen enkel bewerkt worden door de leiding:

• Voornaam

• Familienaam

• Geboortedatum

• Geslacht

Medische gegevens

Eenheden zijn verantwoordelijk om verantwoord om te springen met de gevoelige gegevens die u ingeeft in Keeo. Net zoals ze verantwoord moeten omspringen met een papieren medische fiche.

We raden eenheden aan om zeker jaarlijks en voor elk kamp de medische fiche te laten updaten door ouders. Wanneer uw kind de jeugdbeweging definitief verlaat, dan worden deze gegevens volledig verwijderd.

Enkel de eenheid waar uw kind aangesloten is, heeft toegang tot de medische gegevens van uw kind. Het nationaal secretariaat heeft in geen geval toegang tot deze gegevens.

Meer info over het privacybeleid van FOS Open Scouting is te vinden op https://privacy.fosopenscouting.be. Voor het privacybeleid van de eenheid waar uw kind is aangesloten, dient u contact op te nemen met de eenheid zelf.

Inloggen kan voor alle gebruikers op https://fos.osm.onlinescoutmanager.com. Naargelang je soort account en rechten kom je terecht in de juiste omgeving. Na lancering wijzigt deze link naar het bekende keeo.fos.be.

Een account wordt voor jou aangemaakt door een persoon die reeds toegang heeft tot Keeo. Hoe je dit doet, lees je in 'Een leider toegang geven'.

Eerste keer inloggen

Wanneer iemand voor jou een account aanmaakt, zal je een mail krijgen met een unieke link. Via deze link kan je je wachtwoord instellen en moet je een beveiligingsvraag kiezen.

FOS Open Scouting hecht veel belang aan de privacy van u en uw kinderen. Voor het privacybeleid van FOS Open Scouting kan u terecht op privacy.fosopenscouting.be.

Elke eenheid dient ook te beschikken over een privacyverklaring en verwerkingsregister. Hiervoor neemt u best een kijkje op de website van de eenheid of neemt u contact op met de eenheidsleiding.

Veiligheidsvraag

Wanneer je de eerste keer inlogt, zal je een beveiligingsvraag en antwoord moeten kiezen. Bij het inloggen vanop een nieuw toestel zal je deze vraag opnieuw moeten beantwoorden. Om deze vraag niet te hoeven beantwoorden, kan je altijd two-factor authentication instellen.

Two-factor authentication (aangeraden)

Two-factor authentication kan aangezet worden in Instellingen - Accountdetails - Two-Factor Authentication. Wanneer dit ingeschakeld is moet je een PIN ingeven elke keer je inlogt vanop een nieuw apparaat (of om de 30 dagen, dit stel je zelf in). Deze PIN vind je in een 'Authenticator' app die je moet installeren op je smartphone.

Via het ouderportaal kan u als ouder inloggen op 'Keeo', het nationaal ledenbeheersysteem van FOS Open Scouting. In dit ouderportaal kan u:

• De gegevens van uw kind bekijken/wijzigen en bevestigen

• Inschrijven voor kampen

• Het wekelijks programma bekijken

De artikels onder 'Voor ouders en leden' aan de linkerkant leggen alle functionaliteiten kort uit.

Inloggen

Wanneer de eenheid een account voor u als ouder aanmaakt, dan krijgt u een e-mail met instructies om toegang te krijgen.

1. U krijgt een e-mail met een link

2. De link opent het login scherm van Keeo

3. Klik onderaan op 'Account aanmaken'

4. Geef uw naam en e-mailadres in en kies meteen een wachtwoord

5. U wordt ingelogd en u zal een e-mail krijgen waarmee uw registratie bevestigd wordt.

Dit account is voor u persoonlijk en niet voor uw kind. Gebruik dus uw eigen e-mailadres. Per kind kunnen 2 ouders/voogden toegang hebben.

Indien u meerdere kinderen heeft die lid zijn, dan zal u per kind een mail krijgen. Het is niet nodig om meerdere accounts te hebben. Aan 1 login kunnen meerdere kinderen gekoppeld zijn.

Inloggen doet u steeds op https://keeo.fos.be.

English

Parents who don't speak Dutch, can change the language of the Parent Portal. When logged in, go to 'Instellingen - Accountdetails - Sitevoorkeuren'. At the bottom of the page, you can change the language to English.

Is Keeo volledig nieuw voor je? Begin dat met dit artikel te lezen om je op weg te helpen. Neem zeker je tijd om de andere artikels te lezen.

Navigeren in Keeo

Vooraleer we uitleggen hoe Keeo werkt, geven we wat informatie over het uitzicht van Keeo.

De lay-out van Keeo bestaat uit ruwweg 4 onderdelen:

• De zijnavigatie: met deze navigatie, aan de linkerzijde van de pagina, kan je navigeren tussen de verschillende functionaliteiten van Keeo. Naargelang de grootte van je scherm zal deze uitgeklapt of ingeklapt zijn

• Tabbladen: elk venster dat je opent (detail van een lid, een rapport, ..) opent in een tabblad bovenaan de pagina. Dit is geen tabblad van je browser, maar een tabblad in Keeo zelf.

• De sectie/periode wisselaar: met deze wisselaar, wissel je tussen secties en/of periodes. Meer info vind je in de artikels. De wisselaar opent wanneer je in het donkere gebied, met het Keeo logo, klikt. Deze wisselaar zal je regelmatig nodig hebben!

• Inhoud: rechts van de navigatie en onder de tabbladen heb je het hoofdscherm waar alle inhoud terechtkomt.

Secties en periodes

Secties en periodes delen je ledenbestand op in groepen van personen en scoutsjaren. Heel veel functionaliteit in Keeo is opgesplitst per sectie.

Bij het overzetten van de gegevens uit de oude Keeo, werden de secties die je hebt in je eenheid bepaald aan de hand van de functie die leden hadden. Wil je je secties anders organiseren? Dan kan dat! Je neemt hiervoor contact op met keeo@fos.be.

Volgende artikels leggen secties en periodes in detail uit.

Rollen

Rollen zijn de opvolger van functies. Rollen geven aan wat een lid doet in de sectie. Je gebruikt dit vooral in de Leiding sectie. Je geeft zo aan in welke tak iemand leiding geeft en welke extra rollen deze persoon nog bekleedt. Een persoon heeft steeds 1 primaire rol en 0 of meerdere additionele (extra) rollen.

Instellingen

Links onderaan vind je in Keeo 'Instellingen'. Hier kan je zowel instellingen aanpassen voor:

• een sectie (Instellingen - Sectieinstellingen)

• Het ouderportaal (Instellingen - Instellingen ouderportaal)

• Jezelf (Instellingen - Accountdetails)

Bekijk deze instellingen zeker eens aangezien je Keeo volledig kan aanpassen naar hoe jij het wilt en naar de werking van je eenheid.

Wat moet je zeker bijhouden in Keeo

Heel wat functionaliteiten in Keeo zijn volledig optioneel te gebruiken in je eenheid. Toch zijn er een aantal zaken die je goed moet bijhouden:

• Je actieve leden

• Betaling van lidgelden aan het nationaal secretariaat

• Huidige rollen (functies in de vorige Keeo) van leiding

• Je kampen waar een kampmelding voor nodig is

Je leest er meer over in volgende artikels.

Toegang

Je kan kiezen hoeveel leiding je toegang geeft tot Keeo, tot welke secties ze toegang hebben, en welke functionaliteit ze kunnen gebruiken.

Verder kan je ouders toegang geven tot het ouderportaal. Zo kan je ouders zelf gegevens laten aanpassen, laten inschrijven voor kampen, betalen,.. Denk SmartSchool, maar dan in een scoutsjasje!

Vragen/hulp nodig?

E-mails

In het onderdeel 'e-mails' van het ouderportaal kan je als ouder alle e-mails zien die verstuurd werden in de laatste 90 dagen.

Badges

Indien de eenheid aan badgewerking doet en deze bijhoudt in Keeo, dan kan je als ouder dit opvolgen vanuit het Ouderportaal.

Programma

De leiding kan het wekelijks programma bijhouden in Keeo. Als ouder kan u zo ook het wekelijks programma zien in het ouderportaal. Indien de leiding hulp nodig heeft tijdens een vergadering (Bijvoorbeeld bij een zwemactiviteit, rijden naar een locatie,..) dan kan u zich opgeven via het ouderportaal.

Prikbord

Leiding kan algemene info geven aan ouders via het Prikbord. Bij het inloggen kan je als ouder deze info raadplegen.

Toegang

Via het item 'Toegang' in het linkermenu kan u zien wie toegang heeft tot het ouderportaal van uw kind. U kan uw eigen toegang ook verwijderen (bijv. wanneer uw kind meerderjarig wordt en de eigen gegevens dient te beheren).

Instellingen

Links onderaan het zijmenu, vind je als ouder 'Instellingen - Accountdetails'. Daar kan u uw e-mail en/of wachtwoord wijzigen. Ook de veiligheidsvraag voor als je inlogt vanaf een nieuw toestel kan je hier wijzigen.

Verder kan je nog een aantal instellingen wijzigen voor het gebruik van het ouderportaal bij sitevoorkeuren:

• Thema

• Toegankelijkheidsinstellingen

• Sneltoetsen

• Taal

Elke sectie hoort tot een bepaalde soort. Deze soorten secties kunnen ingedeeld worden in jeugdsecties of andere secties.

Jeugdsecties

Er zijn 6 soorten jeugdsecties. Deze komen overeen met de officiële takken/leeftijdsgroepen binnen FOS Open Scouting.

• Bevers/Zeehonden

• Welpen

• Wolven

• Jongverkenners/Jonggidsen - Aspiranten

• Verkenners/Gidsen - Juniors

• Seniors

Als eenheid kan je je eigen namen geven aan deze takken. Je kan ook meerdere takken van dezelfde soort hebben.

Wanneer je bijvoorbeeld je Welpentak opsplitst in twee takken (Welpen 1 en Welpen 2) dan zal je 2 secties hebben met deze naam.

Je hoeft dus niet de officiële indeling van FOS Open Scouting te volgen.

Voorbeeld

Een fictief voorbeeld van een takindeling die de officiële indeling van FOS Open Scouting niet volgt.

Andere secties

Volwassen secties bevatten een aantal soorten secties om leiding, stam en andere ondersteunende leden te kunnen bijhouden in Keeo:

• Leiding

• Stam

• Steuncomité/vzw optioneel

• Volwassen leden optioneel

• Wachtlijst optioneel

• Ploeg enkel op nationaal niveau

• Personeel enkel op nationaal niveau

Je bent als eenheid volledig vrij om te kiezen welke optionele secties je gebruikt. De stam sectie hoef je enkel te gebruiken voor oud-leiding die nog lidgeld betaalt.

Leiding

De Leiding sectie is het startpunt voor je secties. Alle secties van een eenheid zijn gekoppeld aan de Leiding sectie.

Zoals de naam al zegt, komen alle leiders en leidsters in je eenheid in deze sectie terecht.

Steuncomité/vzw

Indien je eenheid een steuncomité heeft, dan kan je hier de bestuurders en/of leden bijhouden.

Volwassen leden

Deze soort sectie kan je gebruiken om personen bij te houden zoals de kookouders, steunabonnee's,..

Wachtlijst

Een speciaal soort sectie. Via deze sectie kan je een inschrijvingsformulier maken om op je website te zetten. Zo komen potentiële leden ook direct in Keeo terecht. Wanneer ze uiteindelijk lid worden, hoef je het lid enkel naar de juiste sectie over te zetten!

Wanneer je leiders toegang geeft tot een sectie (of meerdere) in Keeo, wil je niet altijd dat ze alles kunnen. Je kan daarom in Keeo beheren wie wat kan zien en doen.

Om rechten van personen in een sectie te beheren ga je naar Instellingen - Sectieinstellingen - Leiderstoegang.

Je kan rechten beheren per onderdeel van het systeem (persoonlijke details bekijken, evenementen beheren, ..). Je kan per onderdeel een aantal rechten kiezen:

Je kan de rechten van een gebruiker verwijderen door op het vuilbakje te klikken naast de persoon. Je kan je eigen rechten niet verwijderen of wijzigen. Zo wordt vermeden dat er secties zijn waar niemand toegang tot heeft.

Keeo kan op 2 verschillende manieren gebruikt worden: via het ouderportaal of als persoon die een of meerdere sectie(s) beheert.

Als individueel lid kan je Keeo gebruiken via het Ouderportaal. Via dit portaal heb je toegang tot je eigen gegevens.

Als leider heb je toegang tot 1 of meerdere . In onderstaande tabel zie je een algemene vergelijking tussen beide.

Accounts aanmaken

Afhankelijk van welk soort account je wil aanmaken, moet je iets een iets andere werkwijze volgen.

Een of meerdere personen uitnodigen voor het ouderportaal

Selecteer de leden waarvoor je personen wil uitnodigen en kies de optie 'Email versturen'. Stel de e-mail op en voeg één van de linkjes onder 'Parent Portal Invitations' in. Afhankeliijk van welke link je koos; worden de personen die je uitnodigt naar een specifiek onderdeel van het Ouderportaal geleid. Eenmaal ingelogd kunnen ze ook naar de andere onderdelen navigeren.

Je zal zelf nog wat instructies moeten toevoegen aan de e-mail: bv. Maak je voor de eerste keer gebruik van Keeo? Kies dan voor 'Account maken'. Heb je al een account; meld aan met de eerder gekozen login-gegevens.

Je doet dit wanneer je ouders (of leden) zelf gegevens wil laten wijzigen. Via het ouderportaal kunnen ouders hun kinderen ook inschrijven voor kampen.

Je kan per lid 3 personen toegang geven: het lid zelf, ouder/voogd 1 en ouder/voogd 2. Zorg er voor dat de e-mailadressen voor deze personen correct ingevuld zijn.

1. Selecteer de leden (of het lid) waarvoor je toegang wil verlenen.

2. Kies 'E-mail verzenden'

3. Controleer de e-mailadressen naar wie je de uitnodiging wil verzenden. Verwijder adressen van personen die je geen toegang wil verlenen (bijv. het lid zelf of personen die al toegang hebben).

4. Kies in het berichtveld voor 'Parent Portal Invitations'

5. Maak een keuze : naar welk onderdeel wil je de ouders leiden?

6. Voeg nog wat instructies toe (account maken / inloggen)

7. Verstuur de e-mail

Een leider toegang geven

Je kan leiding in je eenheid toegang geven tot de secties die je hebt binnen je eenheid. Je kan zo je leiding de leden van hun eigen tak laten bekijken. Je kan enkel personen toegang geven tot een sectie wanneer ze lid zijn van de 'Leiding' sectie.

1. Ga naar Instellingen -> Sectieinstellingen -> Leiderstoegang

2. Klik bovenaan op Nieuwe gebruiker toevoegen

3. Geef het e-mailadres in van de leider die je toegang wil geven tot de sectie. Dit moet hetzelfde e-mailadres zijn dat ingevuld staat in de persoonlijke gegevens van de leider (in de Leiding sectie).

4. De leider zal een uitnodiging krijgen om een account aan te maken indien hij/zij nog geen account heeft. Indien de leider al een account heeft zal die direct toegang hebben

5. Pas in de lijst de correcte rechten toe per persoon.

Keeo 2.0 werkt op een volledig andere manier dan je waarschijnlijk gewoon bent van de originele Keeo. Hieronder leggen we uit wat de grootste verschillen zijn tussen de oude en nieuwe Keeo.

Functies

In de oude Keeo was alles een functie: een tak, je rol binnen een tak en zaken die belangrijk zijn voor FOS Open Scouting om te weten. In de nieuwe Keeo is dit anders.

Functies zijn in de nieuwe Keeo opgesplitst in enerzijds secties en anderzijds rollen.

Eigen functies

In de nieuwe Keeo kan je zelf geen rollen toevoegen. Je kan wel vragen aan het nationaal secretariaat om de naam van een sectie te wijzigen of om een nieuwe sectie toe te voegen.

Stamnummer

Je logt als gebruiker niet meer in met je stamnummer. Leden die reeds in Keeo zaten, behouden hun stamnummer. Voor nieuwe leden zal het stamnummer de indeling niet meer volgen waarbij de eerste 4 cijfers het jaar van aansluiten zijn.

Archiveren

Leden in de oude Keeo waren nooit echt volledig weg, ze werden gearchiveerd. Je kon ze als gebruiker steeds herstellen.

In de nieuwe Keeo, kan je kiezen wat te doen wanneer je een lid verwijdert: alle gegevens behouden (zodat je later het lid kan herstellen) of het lid volledig verwijderen en zijn/haar gegevens anonimiseren.

Leden in Keeo zijn steeds onderverdeeld in 'secties'. Een sectie is een logische verzameling van personen.

In Keeo kan je wisselen tussen de verschillende secties waar je toegang toe hebt. Je doet dit door links bovenaan op 'Periode/Sectie' wisselen te klikken en vervolgens de sectie te kiezen waarin je wil werken.

Er zijn 2 algemene types van secties: jeugdsecties en andere secties. Beide soorten hebben nog een onderverdeling in zogenaamde 'subsoorten'. Per soort sectie kan de functionaliteit licht verschillen. In wordt dieper ingegaan op alle soorten secties

Nieuwe sectie toevoegen

Secties kunnen enkel toegevoegd worden door het nationaal secretariaat. Neem contact op met de ondersteuning via keeo@fos.be om dit te laten uitvoeren.

Patrouilles

Je kan binnen een sectie patrouilles aanmaken. Deze zijn analoog aan de patrouillewerking binnen je eenheid.

Patrouilles maak je aan onder Instellingen -> Sectieinstellingen -> Patrouilles.

Rollen

Binnen elke sectie kan een lid een rol hebben. Daarin wordt een onderscheid gemaakt tussen een primaire rol en additionele rollen. Een lid heeft 1 primaire rol en kan een ongelimiteerd aantal additionele rollen hebben.

Rollen beheer je op het detailscherm van een lid.

Beschikbare rollen verschillen per soort sectie. Zo kan je binnen de sectie 'Leiding' de rol 'Eenheidsleiding' hebben. Binnen een steuncomité/vzw kan je de rol 'Voorzitter' hebben. De rol 'Voorzitter' is niet beschikbaar binnen de sectie 'Leiding'. Enzovoort. De functies die je kent uit de oude Keeo zijn voornamelijk te vinden in de 'Leiding' sectie.

Aan de hand van rollen kan je ook de (Assistent-)Patrouilleleiders per patrouille bijhouden.

Rollen combineren

Rollen kunnen zowel als primaire of additionele rol toegekend worden aan een lid. Denk bijvoorbeeld aan de eenheidsleid(st)er die ook leiding geeft bij de Bevers. In dit geval kies je 'Eenheidsleiding' als primaire rol en 'Beverleiding' als additionele rol.

De leid(st)er die enkel leiding geeft bij de Welpen, krijgt als primaire rol 'Welpenleiding'.

Unieke rollen

Een aantal rollen zijn uniek. Binnen een sectie kan maar 1 persoon deze rol hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de 3 rollen 'Eenheidsafgevaardige AV'. Wanneer je deze rol probeert toe te kennen aan iemand terwijl een ander persoon deze rol nog heeft, zal je een foutboodschap krijgen.

Periodes verdelen de informatie in Keeo op per scoutsjaar. Je kan de actieve periode wisselen door links bovenaan te kiezen voor Sectie/Periode wisselen en vervolgens een scoutsjaar aan te klikken.

Periodes zijn als het ware een filter in het systeem. Volgende zaken worden beïnvloed door de gekozen periode:

• Leden

• Evenementen

• Vergaderingen

• Badges

• Flexi-records

Leden

Bij het verwijderen/verplaatsen van een lid vraagt Keeo in welke periode het lid de laatste keer moet voorkomen. Je kiest hier het scoutsjaar waarin het lid het laatst effectief lid was.

Een voorbeeld:

Frans was in 2018 - 2019 lid van de Bevers. Op 1/9/2019 start het scoutsjaar 2019 - 2020. Frans gaat op 1/9/2019 over naar de Welpen.

Bij het verplaatsen van Frans naar de Welpen, kies je voor '2018 - 2019' aangezien dit het laatste scoutsjaar was waarin Frans effectief lid was van de Bevers.

Hieronder vind je een overzicht van beschikbare rollen, eventueel met een woordje uitleg.

Bevers t.e.m. Seniors

Deze secties hebben enkel primaire rollen.

Stam

Deze sectie heeft enkel primaire rollen.

Leiding

Deze soort sectie heeft zowel primaire rollen als additionele rollen.

Steuncomité/vzw

Je kan ouders vragen om te bevestigen dat de huidige gegevens in Keeo correct zijn. Als leider kan je zien wanneer de gegevens het laatst bevestigd zijn in het detailscherm van een lid.

Standaard staan gegevens op 'Niet bevestigd'. Ook als een ouder de gegevens bevestigt heeft en je past zelf iets aan bij het lid komen de gegevens terug op 'Niet bevestigd' te staan.

Ouders kunnen de gegevens van hun kinderen bevestigen wanneer ze inloggen in het Ouderportaal. Daar vinden ze onder 'Persoonlijke details' de knop om de gegevens te bevestigen als correct. Op de afbeelding hieronder zie je hou ouders dit kunnen doen.

Je bepaalt in sectieinstellingen welke extra gegevens ouders kunnen wijzigen en/of bekijken.

Je kan de wachtlijst van je eenheid bijhouden in Keeo. Indien je in de oude Keeo reeds een functie 'Wachtlijst' maakte, dan zal je al een wachtlijstsectie hebben. Had je dit niet, maar wil je dit wel? Neem dan contact op met het nationaal secretariaat via Help - Ondersteuning contacteren.

Een wachtlijst is een sectie in Keeo waar je:

• Bij kan houden wanneer een lid op de wachtlijst werd gezet

• Bij kan houden wanneer je verwacht dat het lid effectief zal aansluiten

• Een formulier kan aanmaken om op je site te zetten. Zo schrijven potentiële ouders hun kind in en komt het rechtstreeks in Keeo.

Het formulier

Je kan een inschrijvingsformulier aanmaken via Instellingen Ouderportaal in je wachtlijst sectie. Daar vind je een tabblad 'Formulier wachtlijst'. Daar kan je een link genereren om op je website te plaatsen/te delen via sociale media.

1. Kies voor 'Contact' Ouder/Voogd 1. Zo zitten de contactgegevens voor de ouders meteen in het juiste blokje

2. Kies welke gegevens je al verplicht wil opvragen. Enkel e-mail van een contactpersoon kan je niet optioneel maken.

3. (optioneel) Bewerk de bedankings e-mail die verstuurd wordt wanneer een potentieel lid ingeschreven wordt.

Nu ben je klaar om de link te genereren en je formulier te activeren. Elk lid dat ingeschreven wordt via de wachtlijst komt terecht in het onderdeel 'Leden' van de sectie. Van daaruit kan je het potentieel lid dan verplaatsen wanneer het effectief begint in je eenheid.

Om je wachtwoord opnieuw in te stellen, surf je naar https://keeo.fos.be en klik je onder de 'Inloggen' knop op 'Wachtwoord vergeten'.

Vul het e-mailadres van je Keeo-account in. Wanneer je e-mailadres bekend is, en gekoppeld is aan een account zal je een mail ontvangen waarmee je je wachtwoord opnieuw kan instellen.

Je kan Keeo gebruiken om SMS berichten te sturen naar je leden. Je moet hier wel credits voor aanschaffen.

Je moet voor elk lid aanduiden welke telefoonnummers sms-berichten krijgen. Je doet dit in het detailscherm van het lid zelf.

Credits

SMS-berichten worden verstuurd door een 3e partij. Daarom kan dit niet kosteloos. Je kan per sectie credits aankopen onder Sectie administratie - Afleverrapporten SMS

Berichten versturen

Je kan een bericht versturen door een lid (of meerdere) te selecteren en vervolgens op de knop 'SMS versturen' te klikken.

Met Flexi-Records kan je zelf gegevens bijhouden van leden in de vorm van een (basis) Excel-spreadsheet. Je vindt Flexi-Records onder Leden - Flexi-Records.

Je kan in een sectie zoveel Flexi-Records aanmaken als je zelf wil. Als je een Flexi-Record aanmaakt, kan je volgende opties kiezen:

• Naam (Bijvoorbeeld. Vieruurtjeskrediet)

• Verjaardag tonen

• Geboortedatum tonen

• Totaal

  • Geen: er wordt geen totaal berekend uit de kolommen

  • Nummers optellen (De waarden die je invulde in een kolom worden opgeteld)

  • Voltooide kolommen optellen (Elke kolom die ingevuld is, wordt geteld als 1)

  • Beide (Kolommen met een nummer worden geteld als het nummer, kolommen met tekst als 1)

Wanneer het Flexi-Record aangemaakt is, krijg je een lijst van alle leden in de sectie. Vervolgens kan je kolommen toevoegen. Je doet door rechtsboven op Kolom Toevoegen te klikken.

Helaas kan je Flexi-Records niet delen. Je moet deze dus per sectie aanmaken.

Waar is het archief?

Je kan inactieve/gearchiveerde leden terugvinden door te wisselen van Periodes. Als je op zoek bent naar een lid dat wegging in november 2016, dan wissel je naar de Periode '2015 - 2016'. Je moet wel weten in welke sectie het lid zat, aangezien het enkel zal verschijnen in die sectie.

Voorbeeld: Jan stopte in november 2016 toen hij bij de Bevers zat.

Je gaat naar de 'Bevers' sectie en wisselt vervolgens naar '2015 - 2016'. Als je 'Leden - Persoonlijke Details' opent, dan zal je Jan zien staan en kan je Jan herstellen.

Giving access to leaders

Only the administrator of your sectie can give out access to others. If you do not have full permission to do this, speak to whoever gave you your account. Click Settings - Sectie Settings - Leaders Access Put in the leader's email address. You will then be able to give the appropriate permissions to this leader.

Changing or adding term dates

Click Settings - Sectie Settings - Terms. There you can create new terms and change existing term dates. It is recommended that you start the next term the day after the current term ends so that you are never "not in a term". If you leave gaps between terms and add members during the holiday periods, they will not appear until the term starts (so ensuring no gaps removes this issue). Then - to change terms when using OSM, click 'Change Sectie/term' at the top-left. This will let you see members who were in previous terms, and also to plan your termly programme etc.

Changing access for leaders

If you have full access to your sectie, you can edit other people's access by clicking Settings - Sectie Settings - Leaders Access.

Re-send email for leaders access

If you have given access to a leader but they haven't logged on in time (the links expire), they will need to use the 'Forgotten password' button on the login page to get a new password.

What are terms used for?

Almost all of OSM uses terms to 'filter' what shows on the screen. For example - badge records, flexi-records, events etc all show the members who are in your currently selected term (you change terms using the drop-down at the top-left). Equally, the 'Your Programme' page shows meetings within your current term. This allows you to go back to previous terms to see past information about your sectie.

Members leaving, transferring or moving on - keeping records

OSM allows you to go back in time to a previous term to see all the data for members who were with you at the time. If members have totally left you (and not gone anywhere else), go to Members - Personal Details, select the members who have left you and click 'Remove'. You will be asked which their last full term was - they will appear in all terms up to and including this term - but they won't appear in future terms. To transfer a member (when they move to a different sectie), use the 'Transfer' button instead. Once you transfer someone, you will not have access to their Personal Details (for data protection reasons). If someone is going to be in two secties at the same time, use the 'Copy/Share' button so their record can be shared.

Send an email

To send an email, go to Members - Personal Details, select the members that you want to email, and click 'Send Email'. This will let you send normal emails, and if you use Ouderportaal, it will also let you send emails with the private links to Ouderportaal.

Retrieve or reinstate deleted members

Go back to a previous term when the member was with you, and go to the Personal Details page. Select the member and click 'Return to sectie'. The member will now appear in your current term.

Asking parents to update their contact details

You can use the Contact Details Ouderportaal bolton to ask parents to view & update their contact details. Go to Members - Personal Details, select the members and click 'Send email'. Use the 'Special content' drop-down to select a template to send the parents with a link to the Contact Details area. Parents will be able to see and update their data - they will be able to edit their contact details and any other fields that you have enabled in Settings - Ouderportaal - Personal Details.

Add Member

To add a member, go to Members - Personal Details and click 'Add Member' at the top-right.

Can a member be in two secties at once?

Members and leaders can be in multiple secties at once. Use the "Copy/Share" action in the Personal Details page to copy the member to another sectie. Both secties will see the same personal details and badge records - updates made in one sectie will be visible to the other sectie.

Email mailing lists

The email bolton gives you email mailing lists that allow you to send emails to members of your sectie or members attending a certain event from outside OSM, using your normal email client. You can get a list of your email lists in Members - Email Mailing Lists, and Settings - Sectie Settings - Email System.

Print or download list of members

You can download the spreadsheet by clicking the 'Details spreadsheet' button in the Personal Details page. Alternatively, you can use the 'Details PDF' download button to download certain fields (that you can select in Settings - Sectie Settings - Personal Details Fields.

Merging two members

If you have created a member and then the previous leader transferred the same member to you, you will end up with two identical-ish members. There is no automatic way to merge the records - so pick whichever member has the least data and remove that member (after copying any important info into the other record). In the future, if you need the member's record earlier, please ask the previous leader to use the 'Copy/Share' button in the Personal Details page - this allows members to be in two places at once.

Adding additional fields

You can store extra information about members by using the boxes in the Additional Information area in the Simple View of a member's Personal Details. Simply put in the column name and value for that member and click 'Save new field'. This field will be added for all members (but the value will only be for the currently selected member). Please only store data that you have a legitimate need for storing.

Add photos of children

You can add a photo of each member by opening their Simple View of the Personal Details page and clicking the Camera icon in the profile box at the top-left. Parents cannot view or update the photo.

Lost members

If you cannot find a member, it is likely that the currently selected term is preventing them from appearing. Please ensure you are in a term (Settings - Section Settings - Terms), and that the member you are looking for was added before or during that term. If they were added with a future start date, you will need to extend your term dates to include that date. TIP: Make a term from 1st Jan 1900 to 1st Jan 2200 to find missing people.

Age isn't showing for all leaders or adults

The age doesn't show by default for people who are over 25 as some people found it sensitive.

Adding siblings

You can "duplicate" a member by selecting the member in the Personal Details page and using the "Create sibling" option. This will prompt you for a new set of basic info (name and dates) for the new member and it will then make a one-off copy of all contact information. The records are then totally separate - changes to one set will not affect the other set.

Change control of OSM to another leader

If you are leaving, you can transfer ownership of your sectie by going to Settings - Sectie Settings - Leaders Access and give your replacement full access to everything. Your replacement will then be able to remove your access.

Joining in badges are wrong

OSM calculates the joining in or participation badges based on the Joined Movement date. If this was ever wrong, the badge will be due the wrong amount. Because OSM never lowers the level of due badges (in case you've awarded them), you will need to manually fix this - first, correct the Joined Movement date, and then award the right level of the badge.

Reset password, or change name or email address

To change your name, email or password, go to Settings - My Account Details - Login Details. If a fellow leader has forgotten their password, they should click the 'Forgotten password' button on the login page. If a fellow leaders has changed their email address and forgotten their password, delete their access via the Leaders Access page and create a new account for them (or ask them to contact support).

Recording data for two colonies/packs/troops/units etc

Please setup a new sectie to keep the two secties separate - this will make it easier to do the administration. Click the drop-down at the top-left to change sectie and click 'Add new sectie'. Use the same email & password to add a new sectie to your account.

Cannot see things or make changes

If you cannot see things that you would expect to see, it probably means you do not have permission to that area of OSM. Click Settings - My Account Details - My Permissions to see what your permissions are, and to see who can change them.

Undo

It is not possible to 'undo' changes you make within OSM - so please be careful when changing data!

Image sizes for newsletters

The banner is 580x120 The small images are 280x210 The large image is 580x450 But if you aren't using a template with the background - the banner is 600x120

Een lid verplaatsen

Een lid wordt ouder en gaat van de Bevers naar de Welpen, een senior wordt leiding, .. Wanneer dit gebeurt, dan moet je de sectie voor dit lid wijzigen.

In Keeo doe je dit door een lid te verplaatsen naar een andere sectie. Je kan dit in bulk doen via het overzichtsscherm, of per lid via het detailscherm.

Ook wanneer een lid naar een andere eenheid gaat, dien je het lid te verplaatsen, maar dan naar een sectie van een andere eenheid.

• Kies in het overzichtscherm of in het detailscherm voor Beheer -> Overzetten naar een andere sectie'

• Kies een sectie van je eenheid of een sectie van een andere eenheid

• Geef de periode (scoutsjaar) waarin het lid de laatste keer in de sectie moet voorkomen. Hier kies je het scoutsjaar waar het lid volledig actief in was.

  • Bijvoorbeeld: Jan was in 2018 - 2019 het volledige jaar Welp en wordt in het scoutsjaar van 2019 - 2020 Wolf. Je kiest dan '2018 - 2019' aangezien in 2019 - 2020 Jan een Wolf is. Kies je voor '2019 - 2020' dan zal Jan in het nieuwe scoutsjaar aanwezig blijven in de Welpen.

• Het lid wordt nu een 'uitgaand lid' tot wanneer het aanvaard wordt in de nieuwe sectie.

• Indien je het lid overzet binnen je eigen eenheid: wissel naar de nieuwe sectie voor het lid en aanvaard het daar.

Een lid delen

Wanneer een lid tegelijkertijd actief is in meerdere secties, dan kan je het lid 'delen'. Zo moet het lid maar 1x toegevoegd worden en blijven de gegevens steeds hetzelfde in alle secties waar het lid zich in bevindt.

Het proces om dit te doen is hetzelfde als wanneer je een lid verplaatst. In plaats van te kiezen voor 'Overzetten naar een andere sectie' kies je voor 'Delen met een andere sectie'.

Een lid verwijderen

Wanneer een lid definitief stopt in je eenheid, dan dien je het lid te verwijderen. Klik hiervoor in het detailscherm van het lid op de knop 'Verwijderen'. Je kan verwijderde leden herkennen in het ledenoverzicht doordat ze uitgegrijst staan. Je kan ook met je muis hoveren over de het info icoontje bij het lid.

Bij het verwijderen moet je een aantal keuzes maken:

• Welke data blijft intact

• Tot en met welk scoutsjaar moet het lid zichtbaar blijven

Scoutsjaar

Hier geef je aan welk scoutsjaar het lid volledig actief was.

Bijvoorbeeld: Frans Bauer was lid in scoutsjaren 2017 - 2018 en 2018 - 2019. Frans beslist om te stoppen in de loop van het scoutsjaar 2018 - 2019. Bij het verwijderen geef je aan dat Frans wel beschikbaar moet blijven in scoutsjaar 2017 - 2018. Zo kan je altijd terugkeren in de tijd om het lid te herstellen indien nodig.

Anonimiseren

Je kan de gegevens van een lid anonimiseren (om in te orde te zijn met GDPR). Je kan dit op verschillende manieren doen:

• Je laat alle gegevens intact (je anonimiseert dus niet)

• Alle persoonlijke info wordt verwijderd, behalve de naam en belangrijke contactgegevens

• Enkel de naam wordt behouden

• Alle gegevens worden verwijderd en de naam wordt gewijzigd naar de initialen

• Alle gegevens worden verwijderd en de naam wordt gewijzigd naar de initialen + verwijderd uit de geschiedenis

Meer info over gegevensbescherming vind je in het artikel over privacy en GDPR.

Lid terugplaatsen

Wanneer je een oud lid verwijderd hebt, en het lid keert later terug naar je eenheid, dan kan je het terugplaatsen.

1. Ga naar de periode en sectie waar het lid de laatste keer voorkomt

2. Open het detailscherm voor het lid

3. Kies 'Terugplaatsen'

4. Het lid zal terug tevoorschijn komen in het huidige scoutsjaar.

Er zijn een aantal manieren waarop je e-mails kan versturen naar je leden, ouders en leiding.

Vanuit een sectie

Mailen kan naar een groep van leden of een individueel lid vanaf 'Leden - Persoonlijke details'. Zoals uitgelegd in het kan je een of meerdere leden selecteren en er vervolgens acties op uitvoeren.

1. Kies voor 'E-mail verzenden'

2. Een scherm om je e-mail op te stellen zal verschijnen

3. In het 'aan' veld kan je kiezen naar wie de e-mail moet gaan. De e-mailadressen moeten uiteraard ingevuld zijn bij het lid

   • Het lid zelf

   • Ouder/Voogd 1

   • Ouder/Voogd 2

4. Wijzig het 'Aan' veld naar de naam en het e-mailadres van waar je wil dat de e-mail komt

5. Vul een onderwerp in

6. Stel je bericht op

E-mailadressen exporteren

Gebruik je liever je eigen e-mailclient of een externe service voor het versturen van emails (Bijv. MailChimp)? In het overzicht van sectieleden kan je leden selecteren en (vervolgens) alle e-mailadressen exporteren. Deze kan je dan eender waar gebruiken.

Vanuit het eenheidsdashboard

1. Klik in het eenheidsdashboard op 'Opstellen'

2. Vink de secties aan waar je naar wil mailen

3. Stel je e-mail op

4. Verzend de e-mail

Sjablonen

Onder 'Sectie administratie -> Sjablonen nieuwsbrief' kan je sjablonen aanmaken voor bijvoorbeeld je maandelijkse nieuwsbrief. Vervolgens kan je deze gebruiken wanneer je een e-mail verzendt.

Automatische e-mails

Keeo stuurt op verschillende momenten automatisch e-mails. Voor het ouderportaal kan je instellen van waar deze e-mail verstuurd wordt.

Je doet dit via Instellingen ouderportaal - E-mails.

Automatische e-mails worden enkel verstuurd als je aangeeft dit te willen. Zo kan Keeo automatisch herinneringen sturen wanneer iemand nog niet is ingeschreven voor een kamp, je kan Keeo een mail laten sturen om ouders te laten weten dat de inschrijvingen voor een kamp geopend zijn,..

Keeo zal nooit zelf 'beslissen' om e-mails te verzenden. Als beheerder moet je specifiek aangeven dat er bijvoorbeeld herinneringen verstuurd moeten worden.

Speciale inhoud

Alle automatische e-mails hebben een sjabloon dat je kan wijzigen (opgelet: opnieuw per sectie!). Zo kan je direct zien welke mails Keeo automatisch kan versturen. Om de sjablonen te wijzigen ga je naar Instellingen - Instellen ouderportaal - Emails.

In dezelfde instellingen kan je ook de sjablonen wijzigen voor 'Speciale inhoud'. Je kan zo de uitnodiging voor een kamp of voor het ouderportaal personaliseren.

Afleveringsrapporten

Onder 'Sectie administratie - Rapporten e-mailbezorging' kan je opvolgen of de e-mails die je verzonden hebt, goed afgeleverd zijn en/of geopend zijn. Je kan ook de inhoud van de verzonden e-mails bekijken.

Overzicht leden

Wanneer je ingelogd bent kan je naar het overzicht van alle actieve leden voor een sectie gaan via Leden - Persoonlijke Details.

Onder Persoonlijke Details zie je enkel leden voor de huidige sectie. Wil je een lijst van al je leden, dan dien je dit te doen aan de hand van een rapport in de Leiding sectie.

Selecteren

Je kan leden selecteren door er op te klikken. Via de knop Selecteren kan je ook leden selecteren op patrouille, aanwezigheid op vergaderingen, evenementen, ...

Door de Shift-knop te gebruiken kan je meerdere leden op een rij selecteren.

Acties

Vanop het overzichtscherm kan je een aantal acties uitvoeren op geselecteerde leden:

• Een e-mail verzenden

• E-mailadressen exporteren om te gebruiken in Outlook, Gmail,..

• Verscheidene overzichtsbestanden downloaden

• Leden verwijderen/overzetten/delen

• Een broer/zus aanmaken

We gaan in deze documentatie niet in op alle functies aangezien de meeste voldoende uitgelegd worden in Keeo zelf, of heel simpel zijn.

Wijzigingen door ouders

Enkel van toepassing indien je ouders toegang geeft tot het ouderportaal.

Wanneer ouders wijzigingen doen aan de persoonlijke gegevens van hun kind(eren), dan kan je een overzicht bekijken van welke gegevens recent veranderd zijn. Je doet dit door bovenaan het ledenoverzicht te klikken op de knop 'Bekijk wijzigingen door ouders'. Optioneel kan je ook 1x per dag een e-mail laten verzenden met een samenvatting van aangebrachte wijzigingen.

Persoonlijke details

Het detailscherm van een lid toont alle gegevens die worden bijgehouden voor een lid. Deze zijn opgedeeld in een aantal blokken. Niet alle blokken zullen overal getoond worden.

Rollen

Adressen

Je kan per lid 3 postadressen bijhouden. Deze hoeven niet alle drie ingevuld te zijn.

Het is belangrijk dat bij het blok voor het lid steeds het domicilieadres ingevuld is. Voor gewijzigde gezinssituaties kan je optioneel de adressen invullen bij ouder/voogd 1 & 2.

Foto's

Je kan aan elk lid een foto toekennen via het detailscherm van het lid. Ouders kunnen de foto niet zien of aanpassen in het ouderportaal.

Leden importeren

Veel nieuwe leden? Je kan nieuwe leden importeren aan de hand van een Excel bestand. Klik op 'Lid toevoegen' en vervolgens op het tabblad 'Spreadsheet importeren'. Keeo gidst je door het proces om succesvol je leden te importeren!

Een evenement toevoegen

Een evenement voeg je toe door bij 'Programma - Evenementen' op 'Evenement maken' te klikken. Een stapsgewijze wizard zal openen om alle nodige informatie te verzamelen. Alle informatie kan achteraf ook nog gewijzigd worden.

Doorloop de verschillende tabbladen van de pop-up. De meeste velden spreken voor zich. Afhankelijk van het type evenement dat geselecteerd werd in de eerste stap; zullen er naarmate je verder gaat door de wizard andere velden verschijnen.

De wizard bestaat uit maximum 5 stappen:

• Basisdetails

• Data en tijden

• Verdere details (n.v.t. voor "andere evenementen")

• Aanwezigheden

• Ouderportaal

Opties

Limiet: je kan een limiet zetten op het aantal personen die kunnen inschrijven voor het evenement. Je kan kiezen of leiders hier al dan niet worden bij geteld. Laat de limiet leeg als er geen limiet is.

Ouderportaal: In de laatste stap kan je een aantal zaken instellen voor ouders.

• De deadline voor inschrijvingen/wijzigingen,

• Hoeveel het evenement kost (er is maar 1 prijs mogelijk)

• Kunnen ouders de aanwezigheid van hun kind nog wijzigen

• Wanneer moet Keeo herinneringen sturen naar leden die nog niet ingeschreven zijn

  De verdere instellingen (regelmaat + aantal) m.b.t. deze optie kan je wijzigen via Instellingen - Instellingen Ouderportaal - Evenementen

• Wanneer moet Keeo herinneringen sturen dat een kind ingeschreven is voor het evenement

• Inschrijvingen voor 'Tonen in ouderportaal' Dit kan nuttig zijn om ouders te informeren over een komend evenement zonder de inschrijvingen reeds open te stellen. Deze optie gaat pas in werking indien bij de aanwezigheden bij een lid 'Tonen in ouderportaal' wordt gekozen. De aanwezigheden kan je opvolgen onder het tabje 'Leden' dat na het doorlopen/voltooien van de wizard zichtbaar zal zijn in het menu.

Eenmaal het evenement toegevoegd is, krijg je toegang een menu:

• Basisdetails / Verdere details / Instellingen ouderportaal - info ingevuld a.d.h.v. de wizard

• Beschrijving ouderportaal

• Planning evenement - Hier vind je meer info over de documenten die ons bezorgd dienen te worden, naargelang wat van toepassing is voor jullie kamp (afhankelijk van het type evenement) Je kan hier binnenkort ook een Excel downloaden waarin je vindt welke informatie we van je verwachten.

• Leden - Uitnodigen en aanduiden/opvolgen aanwezigheden voor het evenement

• Badges - Aangeven indien er vereiste badges zijn om deel te kunnen nemen aan het evenement

• Publieke bijlagen - bv. uploaden kampboekje

• Type evenement en verantwoordelijken - Noteer hier de kampverantwoordelijke en contactpersoon in België (buitenlandse kampen)

Extra kolommen

Onder het gedeelte 'Leden' van een evenement, kan je extra kolommen toevoegen. Je kan deze kolommen gebruiken om extra informatie te vragen van ouders wanneer ze hun kind(eren) inschrijven voor het evenement. Je doet dit door bij het aanmaken van een kolom 'Tonen in ouderportaal' aan te vinken. Wanneer je dit niet aanvinkt is de kolom enkel beschikbaar voor de leiders met toegang tot de sectie. Zo kan je gegevens bijhouden die je zelf invult (Bijvoorbeeld de betaling wanneer je geen gebruik maakt van online betalingen).

Evenement delen

Wanneer je een evenement aanmaakt, is het enkel beschikbaar in de sectie waarin het evenement werd aangemaakt. Om leden van andere secties te laten inschrijven voor het evenement, moet je het evenement delen.

Je deelt een evenement door bovenaan de pagina te klikken op 'Delen'. Vervolgens selecteer je de secties waarmee je het evenement wil delen. Elke sectie moet het inkomende evenement aanvaarden.

Wanneer het evenement eenmaal gedeeld is, kan je nog extra instellingen wijzigen en alle ingeschreven leden (voor alle secties) bekijken door nogmaals op 'Delen' te klikken.

Aanwezigen beheren

Je kan enkel aanwezigen beheren per sectie. Wil je bijvoorbeeld aanduiden dat Frans van de Bevers meegaat op zomerkamp? Dan moet je dit doen in de Bever sectie. Je doet dit door eerst naar het detailscherm te gaan van een evenement en vervolgens op 'Leden' te klikken.

Je kan in de sectie waarin een evenement gedeeld werd, wel alle aanwezigen bekijken door op de 'Delen' knop te drukken vervolgens door te klikken naar 'Aanwezigen'.

Automatisch inschrijven

In het ledenoverzicht van een evenement, kan je aanduiden welke inschrijvingsstatus een lid heeft:

• Tonen in ouderportaal: het evenement is zichtbaar in het ouderportaal, ouders kunnen inschrijven, maar ze krijgen geen mail

• Uitnodigen: ouders met toegang tot het ouderportaal krijgen een uitnodiging om in te schrijven via het ouderportaal

• Gereserveerd: je kan dit gebruiken als wachtlijst, mocht je met een limiet werken voor het evenement

• Ja: het lid is ingeschreven (er wordt geen communicatie verstuurd naar ouder of lid)

• Nee: het lid zal niet deelnemen (er wordt geen communicatie verstuurd naar ouder of lid)

Tonen in ouderportaal en Uitnodigen zorgen er voor dat ouders zelf kunnen inschrijven. Wil je de inschrijvingen zelf beheren, gebruik dan enkel Ja, Nee of Gereserveerd.

Het betalen van de lidgelden is een belangrijk onderdeel van Keeo. In Keeo 2.0 is de werking van de lidgelden anders dan je gewend bent.

Je vindt alles om lidgelden te beheren onder Leden - Lidgelden. Op het dashboard van de sectie zie je ook een basisoverzicht van de huidige staat van je lidgelden.

Deadline

De deadline om aan te geven welke leden lid zijn/blijven, valt jaarlijks op 15/11 van het lopende scoutsjaar.

Je hebt dus ruim twee maanden om alles in orde te brengen en de (her)aansluiting van leden te regelen.

Dit wil niet zeggen dat je onnodig moet wachten om lidgelden in te dienen. Bezorg zo snel mogelijk de gegevens van je leden met de nodige lidgelden aan FOS Nationaal.

Sluiten er na de deadline van 15/11 nog nieuwe leden aan dan dien je hun gegevens meteen in te voeren. De eerste 4 weken wordt voor hen niet om lidgeld verzocht (zie verder ‘’).

Tarieven

In het detailscherm van een lid kan je onder 'Type lidgeld' het soort lidgeld kiezen van een lid. Je kan hier kiezen uit:

• Standaard: het standaard lidgeld voor alle leden.

• Lidgeld op maat: korting op lidgeld (1/5e van het normale lidgeld). Meer info over Solidariteit op Maat vind je op de .

Wie moet lidgeld betalen

Volgende sectietypes zijn verplicht lidgeld te betalen:

• Alle jeugdsecties (Bevers t.e.m. Seniors)

• Leiding (incl. eenheidsleiding)

• Stam

Leden die in andere secties zitten, kunnen optioneel lidgeld betalen aan FOS Open Scouting. DIt is aan te raden voor leden die regelmatig een bijdrage leveren aan de werking van de eenheid.

Lidgelden indienen

Vanaf het begin van elk scoutsjaar (1 september) kan je je leden hun lidmaatschap vernieuwen. Je hebt hiervoor tijd tot en met 15 november.

Het is dus heel belangrijk dat je correct bijhoudt welke leden nog actief zijn. Leden van het vorige scoutsjaar die in het nieuwe scoutsjaar niet meer komen moet je verwijderen. Ook nieuwe leden die na hun proefperiode stoppen, moet je verwijderen.

Algemeen stappenplan indienen lidgelden

Elk jaar, vanaf 1 september, kan je je leden opnieuw lid maken van FOS Open Scouting:

1. Je opent in de Leidingsectie 'Leden - Lidgelden'

2. Je krijgt per sectie alle actieve leden te zien met wat extra informatie

3. Je controleert of alle leden in de juiste sectie zitten

4. Je controleert of alle leden het juiste type lidgeld hebben

5. Je verwijdert (eventueel) leden die niet meer actief zijn in je eenheid

6. Je controleert of alle verplichte informatie ingevuld is (bv. geboortedatum)

Wanneer je bovenstaande stappen doorlopen hebt, ben je klaar om je lidgelden over te maken aan FOS Open Scouting. Je kan dit vergelijken met het sluiten van een betalingsenveloppe in de oude Keeo.

1. Je vinkt de leden aan waarvoor je lidgeld wil betalen.

2. Je klikt rechtsbovenaan op 'Lidgelden indienen'.

3. Keeo vraagt je of je zeker bent.

4. Wanneer je zeker bent, klik je nogmaals op 'Lidgelden indienen'.

5. Er wordt een betalingsverzoek gegenereerd voor de leden die je net hebt ingediend.

Lidgelden betalen

Onder 'Leden - Lidgelden - Betalingsverzoeken en ontvangstbewijzen' zie je alle betalingsverzoeken en hun status.

Indien de betaling nog niet werd uitgevoerd, spreken we over een betalingsverzoek.

Wanneer je de 'Acties' dropdown open klikt, krijg je een aantal opties:

• Leden bekijken: bekijk alle leden die opgenomen zijn in het betalingsverzoek

• Betalingsverzoek downloaden: download het betalingsverzoek. Hier vind je alle info om te betalen via een overschrijving

• Verwijderen en begin opnieuw: je kan het betalingsverzoek verwijderen indien je toch een fout maakte

Als je het betalingsverzoek downloadt vind je alle informatie om de lidgelden te betalen aan FOS Open Scouting. In het document vind je oa volgende info:

• Het nummer

• De lidgeldenperiode (bv. 2021 = scoutsjaar 2021-2022)

• Acties

• Het aantal jeugdleden

• Het aantal volwassenen

• De totale kost

• De betalingsstatus

• Eventuele notities gemaakt door het nationaal secretariaat

De betalingsgegevens kan je ook terugvinden op het betalingsverzoek:

FOS Open Scouting vzw BE35 0011 5752 4137 GEBABEBB Mededeling: betealingsverzoek xxxxx

Eenmaal de betaling werd uitgevoerd, wijzigen de opties onder de 'Acties' dropdown in:

• Leden bekijken: alle leden waarvoor lidgeld werd betaald dmv dit betalingsverzoek

• Ontvangstbewijs downloaden: beperkt overzicht van aantal leden/leiding mbt dit betalingsverzoek

Verplichte informatie

Je kan je lidgelden pas indienen wanneer de basisinformatie voor al je leden correct is. Keeo zal een waarschuwing geven wanneer dit niet het geval is.

Verplichte velden zijn oa geboortedatum. Krijg je een foutmelding? Ga via de sectie naar de persoonlijke details van het betreffende lid en vul de ontbrekende gegevens in.

Lid is actief in meerdere eenheden/secties

Het komt uitzonderlijk voor dat een lid actief is in meerdere eenheden. Verder zijn er natuurlijk ook nationale vrijwilligers.

Deze personen moeten uiteraard het lidgeld niet 2x betalen. Daarom kan je bij het lidgelden gedeelte een lid afvinken indien deze persoon lid is van 2 secties.

De eerste eenheid die het vinkje afvinkt, moet het lidgeld niet betalen. Spreek voor kinderen zeker af bij welke eenheid het lidgeld aan FOS Open Scouting betaald wordt.

Het lidgeld voor nationale vrijwilligers wordt bij voorkeur ook gewoon via de eenheid betaald, tenzij ze daar niet meer actief zijn.

Proefleden

Hoe verloopt dit proces in Keeo?

• Je voegt het nieuwe lid toe met minstens de verplichte informatie.

• De proefperiode wordt berekend aan de hand van de datum die ingevuld is bij 'Aansluitingsdatum'. Bij een lid dat aansluit op 1/09 zal tot en met 29/9 onder 'Leden - Lidgelden' het zinnetje 'Dit lid heeft momenteel een proefverzekering' vermeld staan in de kolom 'Info'.

• Wijzig deze datums dus naar de dag waarop het proeflid zijn eerste activiteit zal bijwonen zodat men optimaal van de proefverzekering kan genieten.

• Voor een lid dat blijft komen betaal je na deze periode spoedig het lidgeld (=voor de aanvang van de eerstvolgende activiteit).

• Een lid dat niet meer wenst te komen dien je te verwijderen.

Indien een lid stopt na de proefperiode en een jaar later opnieuw wil komen, dan wijzig je de aanvangsdatum om de proefperiode opnieuw te starten.

We zijn allemaal reuzeblij dat de kampen mogen doorgaan, weliswaar onder strikte voorwaarden. Eén van deze voorwaarden is dat jullie als eenheid bepaalde gegevens dienen bij te houden.

• Wie is er allemaal mee op kamp?

• Contactgegevens (leden, ouders, etc)

• Hoe zijn jullie georganiseerd (wie maakt deel uit van welke bubbel)

• ...

Dit zal extra administratie van jullie vragen maar het is o zo belangrijk! Hieronder een overzicht/tips hoe jullie dit in KEEO kunnen bijhouden.

TO DO

Correcte en volledige gegevens

Uiteraard is het belangrijk dat de gegevens in KEEO correct en volledig zijn. Ga dus de contactgegevens na: telefoonnummer en e-mailadres van de ouders zijn hierbij belangrijk.

Evenement delen

Het grootste deel van de eenheden gaat op eenheidskamp en werd zoals gevraagd het evenement dus aangemaakt in de Leidingsectie. In dit geval dient het evenement nog gedeeld te worden met de andere takken die mee gaan op kamp.

Volledige tak - leden en leiding

Daarnaast is het handig om een goed overzicht te hebben wie leiding staat bij welke tak. Dit kan je visueel zichtbaar maken door de leden van de leiding te delen met de tak waar ze leiding geven. In het overzicht van de leden (Leden > Persoonlijke details) zal dit als volgt zichtbaar zijn:

• In de fotoweergave wordt de leidingsploeg onderaan weergegeven, gescheiden d.m.v. een lijn van de leden

• In de rasterweergave wordt de leidingsploeg uitgegrijsd weergegeven

Medische fiche

Je kan de medische gegevens van je leden ook in KEEO (laten) invullen/nakijken. Zie Medische gegevens. Je kan hier evt. extra "Eigen velden" toevoegen (bv. specifiek aan corona gerelateerd)..

Extra informatie bijhouden

Zoals voorgeschreven wordt, dient de eenheid opgedeeld te worden in bubbels van max. 50 personen. Het is dan ook belangrijk dat jullie hier een overzicht van behouden. Dit kan je via verschillende manieren doen.

In het evenenment zelf

Ga hiervoor naar het evenement dat jullie aanmaakten voor de kampmelding: Programma > Evenementen. Open het evenement en ga in het menu naar Leden. Hier kan je rechtsboven kolommen toevoegen. Bv. "Bubbels" en hier hou je voor elk lid bij van welke bubbel hij/zij deel uitmaakt. Je kan op dezelfde manier nog extra kolommen toevoegen om andere informatie bij te houden die nodig is. Bv. opmerkingen over bepaalde contacten e.d.

Flexi-records

Je kan ook gebruik maken van flexi-records om bepaalde informatie bij te houden.

Onder Programma - Activiteitendatabank kan je activiteiten, spelen, .. aanmaken en delen.

Je kan privé activiteiten aanmaken of ze beschikbaar maken voor iedereen.

Activiteiten in de databank kan je optioneel koppelen aan badgevereisten. Na het aanmaken van een vergadering kan je daar ook een activiteit koppelen.

Zoeken en filteren

In de linkerzijde kan je zoeken op de naam van een activiteit of filteren op verschillende eigenschappen. Bijvoorbeeld: de duur van een activiteit, activiteiten die je leuk vindt, waar een activiteit het best gedaan wordt,..

Toevoegen

Je kan een activiteit toevoegen aan de databank door rechtsboven de overzichtspagina te klikken op 'Activiteit toevoegen'.

Onder Programma - Vergaderingen kan je per sectie je wekelijkse vergaderingen/activiteiten toevoegen en plannen. Deze zijn dan ook zichtbaar voor ouders met toegang tot het ouderportaal.

Toevoegen

Je voegt een vergadering toe door onder Programma - Vergaderingen rechtsboven te klikken op Vergadering toevoegen. Er opent een nieuw venster met volgende opties:

• Naam van het evenement

• Datum

• Start- en eindtijd

• Wanneer moet de vergadering zich herhalen (je kan bijvoorbeeld vergaderingen elke week herhalen en achteraf diegene verwijderen die niet nodig zijn. Je kan achteraf ook de titels aanpassen)

Verder beheer

Eenmaal een vergadering aangemaakt is, krijg je toegang tot nog een aantal opties en instellingen. Je opent een vergadering door vanuit het overzicht van evenementen te klikken op het oogje bij de vergadering.

Basisdetails

Hier kan je de gegevens wijzigen die je ingaf bij het aanmaken van de vergadering.

Notities

Notities kan je gebruiken om de vergadering te plannen en om notities bij te houden die belangrijk zijn voor aanvang van de vergadering en voor na afloop van de vergadering (een evaluatie bijvoorbeeld).

Activiteiten en badges

Je kan een activiteit uit de activiteitendatabank koppelen aan je vergadering zodat alle informatie op 1 plaats zit.

Indien je werkt aan bepaalde vereisten voor badges, kan je deze hier ook toevoegen. In samenwerking met de aanwezigheidslijst kan je zo automatisch invullen dat de aanwezige leden de vereisten behaald hebben.

Volwassenen

Dit onderdeel is tweeledig: je kan enerzijds bijhouden welke leiders aanwezig zullen zijn en je kan vragen aan ouders om te assisteren tijdens de vergadering (bijvoorbeeld als je gaat zwemmen).

Leiders

In het eerste tekstveld kan je vrij ingeven welke leiders aanwezig zullen zijn. Je kan ook perfect aangeven dat Frans wat later zal komen.

Verder kan je de aanwezigheidslijst gebruiken om leiders als onbeschikbaar aan te duiden. Hiervoor moeten ze wel gedeeld zijn met de sectie waarin ze leiding geven.

Ouders

• Geef aan hoeveel ouders je nodig hebt om te helpen

• Geef aan welke ouders zich hebben opgegeven

• Geef extra informatie aan ouders, dit is zichtbaar in het ouderportaal

Ouders kunnen zich via het ouderportaal opgeven om te helpen wanneer je aangeduid hebt dat er ouders nodig zijn.

Downloaden

Rechtsboven voor de pagina kan je de gegevens van de vergadering downloaden.

Ouderportaal

Onder Instellingen - Ouderportaal - Programma kan je instellen wat de ouders zien met betrekking tot de wekelijkse vergaderingen. Hier kan je bijvoorbeeld uitschakelen dat ouders zich kunnen opgeven om te helpen bij vergaderingen wanneer er hulp nodig is. Zo heb je als leider zelf de controle.

De rapportage tool geeft je de mogelijkheid om allerhande rapporten op te maken voor je eenheid. Rapporten kunnen een lijngrafiek, taartdiagram,.. zijn. Je kan meerdere rapporten groeperen op een dashboard.

Aantal leden? Check. Leeftijdsverdeling? Check. Leden per tak? Check. Lijsten van al je leden, leiding, met eender welke kolom die je wil? Check. Alles downloaden naar Excel? Dubbelcheck!

Introductie

• De rapportage tool is enkel beschikbaar in de Leiding sectie van je groep. Je kan van hieruit rapporten maken voor je volledige eenheid.

• Een Dashboard is persoonlijk voor jezelf. Je kan individuele grafieken delen met eender wie (met toegang tot een Leiding sectie in Keeo).

Gebruik

Om een rapport te maken klik je onder 'Rapportage -> Dashboard' op 'Nieuw rapport'. Je moet vervolgens 4 stappen doorlopen:

1. Soort data en output formaat

2. Velden waarvoor je een rapport wil

3. Condities

4. Finaliseren

Speciale instellingen

Om correcte gegevens te krijgen uit je rapporten, moet je af en toe rekening houden met een aantal dingen:

Beperk tot 1 ingave per ..

Soms zijn leden actief in meerdere secties (een EL die bijvoorbeeld ook in de vzw zit) of heeft een lid meerdere rollen (een leider is ook de penningmeester). Standaard zal het rapportagesysteem deze als meerdere leden tellen.

Om dit te vermijden, vink je in stap 2 Beperk tot 1 ingave per aan. Vervolgens kies je of je:

1. Elk lid maximum 1x wil tellen (los van het aantal secties waar het lid zich in bevindt in je eenheid)

2. Elk lid 1x wil tellen per sectie (indien een lid meerdere rollen heeft in een sectie)

Leiderspatrouille

In stap 3 voeg je filters/condities toe aan je rapport. Wanneer je leiders ook toegevoegd hebt aan de tak waarin ze leiding geven, zullen deze ook meegeteld worden wanneer je bijvoorbeeld een rapport maakt voor het aantal jeugleden. Dit kan uiteraard een vertekend beeld geven.

Om leiders niet mee te tellen, voeg je de conditie 'Patrouille is gelijk aan Sluit leiders uit' toe. Zo worden enkel de jeugdleden geteld.

Dashboards

Je kan meerdere dashboards aanmaken met specifieke rapporten. Standaard is er steeds 1 dashboard. In de laatste stap bij het aanmaken van een rapport kan je kiezen om een nieuw dashboard aan te maken. Zo kan je bijvoorbeeld een dashboard hebben dat focust op je jeudgleden en een ander dashboard dat focust op je leiding. Laat je volledig gaan!

Rapporten delen

Je kan rapporten (grafieken) delen. Je kan dit opnieuw doen in de laatste stap bij het aanmaken van een rapport.

Je kan kiezen om:

• Een rapport te delen met alle leiding (die toegang hebben tot de Leiding sectie van je eenheid)

• Een rapport te delen met andere secties binnen FOS Open Scouting

Om gedeelde rapporten toe te voegen klik je in de linkernavigatie op 'Gedeelde rapporten'. Je zal een lijst krijgen met alle rapporten die met jou gedeeld zijn. Klik 'Voeg toe aan dashboard' om het rapport toe te voegen aan een van je dashboards.

Ledenlijsten

Je kan de rapportage tool gebruiken om ledenlijsten te maken. Je doet dit door als output formaat 'Spreadsheet' te kiezen. Vervolgens kies je welke velden je wil in de lijst. Bij condities kan je vervolgens gaan filteren welke leden zichtbaar moeten zijn.

Je kan de lijst na aanmaken bekijken in Keeo zelf of downloaden als Excel bestand.

Historische gegevens

De rapportage tool behandelt vooral gegevens hoe ze nu zijn: het actuele aantal leden per tak, de actuele leeftijdsverdeling,..

Wil je statistieken zien die meerdere jaren bespannen? Maak dan gebruik van 'Census reporting <NEDERLANDSE NAAM NOG TE BEPALEN>'. Bij lancering van Keeo 2.0 (2020) zal hier nog geen data aanwezig zijn aangezien het systeem nog maar net in gebruik genomen is. De oude Keeo kon deze data helaas ook niet voorzien.

Er is een uitgebreid badgesysteem aanwezig in Keeo.

• Badges = jeugdleden

• Kwalificaties = leiding/volwassenen.

• Beide hetzelfde qua werking

• Bij lancering enkel attesten aanwezig

• Op termijn komen alle fos badges en kunnen ze toegevoegd worden

• Ook mogelijk om fos badges aan te passen aan werking eenheid

• Zelf badges toevoegen

• Attesten enkel bewerkbaar door nationaal kantoor

Onder Leden - Aanwezigheidslijst kan je aanwezigheden van leden bijhouden. Al dan niet gekoppeld aan vergaderingen/activiteiten.

Aanwezigheden bijwerken

1. Selecteer leden die je wil aanduiden als al dan niet aanwezig

2. Klik rechtsboven op 'Update aanwezigheid'

3. Kies een datum. Datums met een gekoppelde activiteit zullen een agenda icoontje tonen

4. Geef aan of een lid aan- of afwezig was

5. Klik op opslaan

6. Er zal nu een kolom toegevoegd naast de leden met de aanwezigheden

Downloaden

Rechtsboven kan je de aanwezigheidslijst downloaden voor:

• Voorbije vergaderingen

• Komende vergaderingen (zo kan je tijdens de vergadering aanwezigen aanduiden)

• Alle vergaderingen

Extra

In het detailscherm van een lid, kan je onder de foto van een lid zien hoe vaak een lid aanwezig was in de huidige periode. Dit wordt procentueel uitgedrukt

Met de materialendatabank kan je een inventaris bijhouden van al je materiaal (tenten, keukenmateriaal,..)

Je vindt de materialendatabank onder Programma - Materialendatabank.

Lijsten

Voor je materialen kan toevoegen, dien je eerst een lijst (of meerdere) aan te maken. Lijsten verdelen je materiaal in een logische verdeling. Hoe je dit verdeelt, kies je zelf. Een aantal voorbeelden:

• Per soort: keukenmateriaal, tenten,..

• Per locatie: materiaalberging, loods, container,..

Lijsten delen

Je kan lijsten delen met de secties waar je toegang tot hebt. Per sectie kan je kiezen of je de lijst deelt als 'alleen-lezen' of als 'lezen en schrijven'.

Items

In een lijst kan je materialen (items) toevoegen. Volgende gegevens kan je bijhouden

• Naam

• Aantal

• Beschrijving

• Conditie

• Aantal kapot

• Locatie

• Aankoopdatum

• Prijs om te vernieuwen

• Notities

Om etiketten af te drukken op basis van de gegevens in Keeo onderneem je volgende 2 stappen:

1. Creëer een gegevensbestand (Excel)

2. Gebruik de functie 'Afdruk Samenvoegen' in Word

Gegevensbestand aanmaken + downloaden

In Keeo zitten allerlei gegevens die je kan weergeven in rapporten. Dit doe je d.m.v. Rapportage.

Om etiketten te maken dienen we een gegevensbestand in de vorm van een Excel te creëren. Kies daarom bij Output formaat voor Spreadsheet.

Afhankelijk van welke gegevens je wil weergeven op de etiketten, selecteer je deze velden in het rapport. Bv. voor adresetiketten zal je voornaam + naam + straat + nummer + postcode + plaats nodig hebben.

Eenmaal je alle stappen hebt doorlopen kan je deze gegevens Downloaden.

Sla dit bestand op.

Afdruk samenvoegen (Word)

• Open Word > Verzendlijsten > Afdruk Samenvoegen starten > Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen...

• Stap 1 - Documenttype selecteren > Etiketten

• Stap 2 - Begindocument > Selecteer het formaat van je etiketten (via Opties).

• Stap 3 - Adressen selecteren > Blader naar het Excel-bestand die je in de vorige stap hebt gemaakt en opgeslagen en selecteer het juiste tabblad > OK Je krijgt een preview te zien van dit bestand > OK

• Stap 4 - Etiketten schikken > Kies 'Meer items' en voeg de gewenste velden toe aan je etiket (in de juiste volgorde) De verschillende velden staan nu aan elkaar geplakt. Schik ze mooi op je etiket, wijzig evt. de volgorde nog en voeg ook spaties toe waar nodig. Vervolgens kies je 'Alle etiketten bijwerken'

• Stap 5 - Etiketvoorbeeld > Hier zie je hoe je etiketten er zullen uitzien. De veldnamen worden vervangen door de werkelijke gegevens uit je Excel-bestand

• Stap 6 - Samenvoeging voltooien > Je kan de etiketten afdrukken

Keeo is een versie van Online Scout Manager. Online Scout Manager is een Brits systeem, specifiek gemaakt voor het ledenbeheer in organisaties zoals FOS Open Scouting. Het bestaat sinds 2011. Naast FOS Open Scouting gebruiken nog een aantal scouting organisaties hetzelfde systeem:

• UK Boys' Brigade

• UK Scouting (op lokaal niveau)

• Scouts New Zealand

• Irish Girl Guides

• Fire Cadets UK

• ..

Door het aankopen van een bestaand systeem, hebben we zekerheid dat het systeem onderhouden wordt. Er komen regelmatig nieuwe functionaliteiten, nuttig voor zowel leiders als het nationaal secretariaat.

Je vindt deze functionaliteit onder Sectie administratie - Facturen.

Aan de hand van facturen kan je financiën in een sectie opvolgen. Zowel inkomsten als uitgaven. Hoe je dit structureert, kies je zelf. Je kan een factuur maken per scoutsjaar, per maand, per onderdeel, ...

Je kan Facturen gebruiken om onkosten gemaakt door (tak)leiders op te volgen. Leiders kunnen uiteraard zelf ook de onkosten opvolgen en doorgeven aan de penningmeester om zo hun onkosten terugbetaald te krijgen.

Budgetten

Budgetten laten je toe om inkomsten en/of uitgaven te koppelen aan een budget. Bijvoorbeeld: 'Takwerking'. Alle inkomsten of uitgaven gerelateerd aan de takwerking kan je koppelen aan dit budget. Zo kan je een totaaloverzicht zien van de financiën die te maken hebben met de takwerking.

Je maakt een budget aan door onder Sectie administratie - Facturen door te klikken naar het tabblad Budgetten. Daar kan je rechtsboven op Budget toevoegen klikken om een budget toe te voegen.

Facturen

Facturen groeperen inkomsten/uitgaven. Je maakt een factuur aan door onder Sectie administratie - Facturen te klikken op Factuur toevoegen, rechtsboven de pagina. Je kan/moet volgende gegevens ingeven:

• Naam van de factuur (Bijvoorbeeld: Kookvergadering) - Verplicht

• Datum van de factuur - Verplicht

• Beschrijving

Eenmaal een factuur aangemaakt is, kan je lijnen toevoegen aan de factuur. Bijvoorbeeld: 'Aankopen Colruyt'.

Je voegt een lijn toe door in het detailscherm van een factuur te klikken op '+ Lijn' rechtsboven de pagina. Volgende gegevens kan je invullen:

• Datum van de inkomst/uitgave

• Bedrag

• Opmerkingen

• Inkomst of uitgave

• Door wie betaald

• Het budget

Betaald door

Per lijn kan je aangeven door wie een uitgave betaald is. Voor een inkomst kies je (niemand). Ook indien een uitgave niet door een specifieke leider betaald werd (Bijv. met de scoutskas), duid je (niemand) aan.

• Finaliseren wanneer klaar om terug te betalen

• Archiveren wanneer niet meer klaar (of verwijderen wanneer fout)

Finaliseren

Wanneer een factuur klaar is (bijv. voor terugbetaling door de penningmeester), dien je de factuur te finaliseren. Wanneer je dit doet, kan de factuur niet meer bewerkt worden. Je kan de factuur steeds downloaden om ze eventueel door te geven aan de penningmeester.

Archiveren/verwijderen

Is een factuur volledig afgehandeld/terugbetaald? Archiveer ze dan. Je kan de factuur nog steeds bekijken via gearchiveerde facturen.

Foute factuur aangemaakt en wil je opnieuw beginnen? Verwijder ze dan. Zo is de factuur voor niemand nog beschikbaar en kan je eventueel opnieuw beginnen.

Met Keeo kan je ouders rechtstreeks laten betalen. Dit aan de hand van een domiciliëring. Je kan op verschillende manieren instellen hoe betalingen moeten gebeuren.

Je vindt online betalingen onder Sectie administratie - online betalingen.

Eerst en vooral: de kleine lettertjes

Keeo maakt gebruik van Stripe om betalingen af te handelen. Betalingen gedaan via Stripe zijn beschermd door SEPA. SEPA kennen we beter als domiciliëringen. Hierbij heeft een bedrijf (of scoutsgroep) een mandaat om geld te 'nemen' van de rekening van een klant (of ouder). Betalers zien steeds op voorhand wanneer er een betaling gepland staat en kunnen die indien nodig weigeren. Ook tot 8 weken na betaling, kan de ouder het geld terugvragen via de bank.

Voor elke betaling gedaan via Keeo zijn er (helaas) transactiekosten: 1,40% + 0,25 EUR voor Stripe en 1,95% voor Online Scout Manager (niet voor FOS Open Scouting, voor alle duidelijkheid).

Een voorbeeld

Stel, we gaan op zomerkamp en vragen €100/lid. Je ontvangt de betalingen via Keeo/Stripe.

1. Transactiekosten naar Stripe: 1,40% van €100 + €0,25 = €1,65€

2. Transactiekosten naar OSM: 1,95% van €100 = €1,95

Je betaalt in totaal €3,60 transactiekosten.

Een account aanmaken

Voor je kan beginnen met het ontvangen van betalingen, dien je een account aan te maken bij GoCardless. Als je meerdere bankrekeningen wil gebruiken, dan moet je voor elke bankrekening een apart account, met apart e-mailadres, aanmaken.

1. Open Sectie administratie - Online betalingen

2. Klik links bovenaan op 'Nieuwe bankrekening toevoegen'.

3. Klik op 'Stripe account toevoegen'.

4. Je wordt omgeleid naar een pagina van Stripe, waar je een account kan aanmaken. Indien je al een account hebt, kan je hier inloggen.

Accountgegevens

Je dient volgende gegevens op te geven tijdens het aanmaken van een account:

• Naam en voornaam van de persoon die het account aanmaakt

• Soort 'bedrijf' (eenmanszaak).

• Een wachtwoord (kies een sterk wachtwoord!)

• Waarvoor je betalingen ontvangt (lidgeld, evenementen, etc).

Als je account aangemaakt is, kan er een paar dagen overgaan om je account te verifiëren. Eenmaal goedgekeurd, verschijnt dit op je Stripe Dashboard.

Betalingsschema's

Betalingsschema's delen soorten betalingen op. Afhankelijk van het soort schema je kiest, zullen leden gevraagd worden om altijd te betalen als er een nieuwe betaling aan het schema wordt toegevoegd (bijvoorbeeld lidgelden), of enkel wanneer je expliciet zegt dat het lid moet betalen (bijv. kampen).

Hoe de schema's precies werken, vind je in dit artikel:

Online betalingen in het Ouderportaal

Wanneer je in een betalingsschema een betaling aanduid als 'Betaling nodig', dan zal deze betaling verschijnen in het Ouderportaal waar ouders de betaling kunnen uitvoeren. Er zal ook steeds een mail verzonden worden naar beide ouders (indien beide e-mailadressen ingevuld zijn), met de vraag om te betalen.

Het ouderportaal en online betalingen zijn sterk gelinkt aan elkaar. Gebruik je het ouderportaal niet? Dan is het niet nuttig om online betalingen te gebruiken.

Abonnement vs 'Nu betalen'

Ouders hebben 2 opties om te betalen via het ouderportaal.

1. Ouders zetten een 'Abonnement' op

2. Ouders betalen d.m.v. de 'Nu betalen' knop

Abonnement

Bij een abonnement geven ouders 1 maal per betalingsschema toestemming om automatisch het geld te laten nemen van hun rekening. Ze moeten dus geen toestemming geven. Ze kunnen wel steeds de betaling annuleren of terughalen (tot 8 weken). Als eenheid ben je zo zeker dat je je geld op tijd en stond krijgt.

Nu betalen

Ouders kunnen per betaling op de 'Nu betalen' knop klikken. Ze geven dan enkel toestemming om het geld te laten overmaken voor de specifieke betaling, en niet voor het volledige schema.

Je kan per schema instellen of je de 'Nu betalen' knop wil laten zien.

Online betalingen koppelen aan evenementen

Je kan ook een online betaling koppelen aan een evenement.

2. Koppel het aan het evenement

   Ga naar Programma > Evenementen > selecteer het gewenste evenement Kies in het menu voor Payments > Online betaling toevoegen (rechtsboven)

Met het eenheidsdashboard kan je een aantal zaken uitvoeren voor je volledige eenheid:

• Leden zoeken

• Email verzenden

• Alle geplande vergaderingen bekijken

• Aantal leden per sectie bekijken

• Een leeftijdsverdeling bekijken

Werking

Je opent het eenheidsdashboard door links bovenaan het menu te openen waar je normaliter van sectie wisselt. Bovenaan kan je kiezen voor 'Eenheidsdashboard'

Secties selecteren

Vooraleer je info te zien krijgt (bv. 'leeftijdsverdeling' of 'grootte secties') of extra opties krijgt ('sms' / 'e-mail' verzenden), moet je selecteren welke secties opgenomen moeten worden in het dashboard. Dit doe je door onder 'Secties selecteren' de secties aan te duiden waarvoor je info wil zien. Je krijgt hier alle secties te zien waar je toegang toe hebt.

Leden zoeken

Op het eenheidsdashboard kan je zoeken naar een specifiek lid. Begin in de velden te typen om de verschillende leden te filteren.

Voorbeeld

Je zoekt een lid genaamd 'Frans' maar je weet niet in welke sectie hij zit of wat zijn familienaam is.

1. Geef onder 'Leden zoeken' de naam 'Frans' in

2. Klik op 'Zoeken'

3. Keeo zal alle leden tonen met de naam Frans

4. Het scherm met de persoonlijke details van een lid opent wanneer je op een van de resultaten klikt

E-mail verzenden

Terwijl kampmeldingen vroeger via een aparte website ingediend moesten worden; kan dit nu via KEEO.

Maak een evenement aan (zie Kampen en evenementen).

Eenmaal de Wizard is afgerond, wordt het evenement aangemaakt en verschijnt ook het tabblad 'Kampmelding'. Hier kan je de kampmelding indienen.

Goedkeuring Nationaal Secretariaat

Eenmaal de kampmelding werd ingediend, komt deze op het nationaal secretariaat terecht. De bevoegde stafmedewerker bekijkt de kampmelding en keurt deze goed indien volledig. Bij afkeuring wordt er een opmerking toegevoegd. De beslissing (goedgekeurd/afgekeurd) krijg je dan te zien onder “kampmelding”.

Met het ouderportaal in Keeo kan je ouders, leden en leiding toegang geven tot Keeo. Hiermee kunnen ze:

• Informatie op het 'Prikbord' lezen

• Eigen gegevens aanpassen

• Wekelijks programma bekijken

• Inschrijven voor evenementen

• Badgevoortgang opvolgen

• Verzonden e-mails lezen

Ouderportaal vs. 'normale' Keeo

Het ouderportaal dient om personen toegang te geven tot gegevens van hun kinderen of hun eigen gegevens. Wil je een leider toegang geven tot een volledige sectie? Volg dan de stappen beschreven in 'Een leider toegang geven'.

In het artikel over accounts wordt dieper ingegaan op de verschillen tussen soorten accounts.

Personen toegang geven

Dit staat stap per stap beschreven in het artikel hieronder.

Wijzigingen door ouders

In 'Leden - Persoonlijke details' kan je rechtsboven klikken op 'Bekijk wijzigingen door ouders' om alle wijzigingen te zien die ouders deden in de laatste 30 dagen. Via dit scherm kan je ook kiezen om elke dag een samenvatting te krijgen van alle gemaakte wijzigingen via e-mail.

Prikbord

Je kan info geven aan ouders door middel van het prikbord. Let wel op: ouders krijgen hier geen melding van. Gebruik het dus niet om dringende zaken aan te kondigen.

Instellingen

Als leider kan je een aantal instellingen aanpassen voor het ouderportaal. Per functionaliteit in Keeo zal je regelmatig vermeldingen zien naar het ouderportaal.

Om de algemene instellingen van het ouderportaal aan te passen in een sectie, ga je naar Instellingen - Instellingen ouderportaal'.

Volgende zaken kan je wijzigen:

• Inhoud van het prikbord

• E-mailadres vanwaar automatische e-mails verzonden worden (pas dit zeker aan!)

• Instellingen voor evenementen/kampen

• Instellingen voor je programma/vergaderingen

• Instellingen voor badges

• Mogelijkheid tot bewerken van gegevens door een ouder (belangrijk)

• Instellen of ouders al dan niet verzonden mails kunnen zien in het ouderportaal

Ondersteuning

Als eenheid ben je (deels) verantwoordelijk om ouders te helpen met vragen en/of problemen die ze hebben. Het nationaal secretariaat kan alleen vragen beantwoorden van eenheden. Als je er zelf niet aan uit geraakt, kan je uiteraard steeds contact opnemen met het nationaal secretariaat. Je doet via Help - Ondersteuning contacteren.

Per lid kan je gegevens bijhouden vanop de medische fiche. Omdat het hier gaat om gevoelige gegevens is het belangrijk dat je ouders regelmatig laat aangeven of de gegevens nog correct zijn.

Hoe je gegevens laat bevestigen door ouders, lees je in volgend artikel.

Betaalschema's gebruik je om betalingen op te delen per soort. Je kan zoveel betalingsschema's maken als je wil. Hoe je ze indeelt, kies je ook zelf. Schema's blijven bewaard over periodes.

Aan betalingsschema's voeg je betalingen toe, die (al dan niet verplicht) uitgevoerd kunnen worden door ouders.

In de meeste gevallen volstaat het om een schema te hebben voor je kampen en een schema voor je lidgelden. Je maakt best geen aparte schema's voor een enkel kamp.

Een schema maken

In Sectie administratie - Online betalingen kies je rechtsbovenaan voor 'Betalingsschema maken'. Volgende gegevens kan/moet je ingeven bij het aanmaken:

• Naam van het schema (bijv. 'Kampen')

• Beschrijving

• Bankrekening (via welk Stripe account moet de betaling verlopen)

• Soort schema (zie '')

• 'Nu betalen' knoppen (laat ouders een enkelvoudige betaling doen i.p.v. een domiciliëring.

Een schemasoort kiezen

Bij het aanmaken van een schema heb je de keuze tussen 3 soorten schema's:

• Evenement: betalingen zijn niet verplicht uit te voeren voor leden in het schema

• Abonnement: alle betalingen in het schema zijn verplicht uit te voeren voor de leden in het schema

• Groot evenement: voor betalingen die in meerdere stukken betaald worden (bv. een buitenlands kamp)

Betalingen

Eenmaal je schema aangemaakt is, kan je betalingen toevoegen aan het schema. Je doet dit door het schema te openen en vervolgens in het menu te klikken op 'Betalingen'. Hier geef je de naam van de betaling (bv. 'Zomerkamp 2021'), de vervaldatum (uiterste betaaldatum) en het bedrag. Het bedrag moet minstens €1,00 zijn.

Wanneer de vervaldatum van een betaling voorbij is, kan je ze verbergen in het Status scherm. Zo hou je een overzicht van actuele betalingen.

Leden toevoegen aan schema

Om betalingen te ontvangen van leden, moeten ze toegevoegd worden aan het schema. Indien je online betalingen toevoegt via een evenement, dan zal dit automatisch gebeuren.

Je voegt leden toe aan een schema via 'Leden niet in schema'. Je vindt dit wanneer je een schema opent.

Indien je leden toevoegt aan een schema waar alle betalingen verplicht zijn, dan zal Keeo vragen welke betaling het lid als eerst moet betalen.

Status

Onder 'Status' van een schema kan je betalingen opvolgen van de leden in het schema. Per betaling kan je kiezen of:

• Een betaling vereist is

• Een betaling niet vereist is

• Een betaling manueel betaald werd

Indien ouders betaalden via het ouderportaal is het mogelijk dat volgende statussen getoond worden bij een lid:

• Gestart: een betaling is onderweg van ouders naar Stripe

• Betaald: de betaling is gearriveerd bij Stripe

• Ontvangen: het geld is gestort op je bankrekening

• Mislukt: er werd geen geld genomen van de ouderrekening. Klik op de cel voor meer details

• Geannuleerd: de ouder heeft de betaling geannuleerd

• Teruggevraagd: de ouder heeft via de bank het geld teruggevraagd. Het geld zal afgehouden worden van je volgende uitbetaling. Je neemt best contact op met de ouder in kwestie.

Met Keeo beheer je de gegevens van al je leden. Als (eenheids)leiding dien je hier heel bewust mee om te gaan.

Toegang

Geef niet iedereen van je leidersploeg blindelings toegang tot de gegevens van je leden. Denk er over na of het echt nodig is. Het is bijvoorbeeld niet altijd nodig dat een beverleider de gegevens van je Welpen kan zien, enzovoort.

Controleer elk jaar welke leiding toegang heeft tot Keeo. Personen die niet meer actief zijn als leiding, mogen normaliter ook geen toegang meer hebben tot de gegevens van je leden.

Medische gegevens

Keeo laat je toe om de medische fiche van een lid bij te houden in Keeo. Net zoals bij de papieren medische fiche geldt de vuistregel dat je deze gegevens maximum 1 jaar mag bijhouden. In Keeo kan je dit bijhouden door de ouders periodiek de gegevens te laten bevestigen op juistheid. Je vraagt best om dit voor elk kamp ook te bevestigen.

Spoor ouders om om dit, net zoals bij de papieren fiche, te doen!

Indien je merkt dat de gegevens al een jaar niet bevestigd zijn, verwijder deze dan.

Gestopte leden

Stopt een lid in je eenheid? Overweeg dan om de gegevens van je leden te anonimiseren. Er is weinig reden om de medische fiche van een lid bij te houden nadat hij/zij gestopt is bij je eenheid.

Bij het verwijderen van een lid kan je kiezen welke gegevens je wil verwijderen.

GDPR

Kort komt het neer op het volgende:

• Zorg voor een privacyverklaring en verwerkingsregister

• Denk bij alle gegevens die je verzamelt: heb ik een goede reden om deze gegevens te vragen/bij te houden?

• Sta steeds stil bij wie wat mag zien: mag leider x de gegevens van lid y zien/bewerken?

Neem contact op met het nationaal secretariaat. Je doet dit in Keeo via Help - Ondersteuning contacteren. Je kan ook altijd mailen naar .

Iedere FOS-eenheid heeft z’n eigen manier van werken op vlak van ledenbeheer. Zo gebruiken verschillende eenheden naast Keeo nog een eigen ledenbeheerplatform. Om deze eenheden de kans te geven om deze eigen tools eenvoudiger te integreren met Keeo werd een gedocumenteerde API voor Keeo ontwikkeld. Hieronder gaan we dieper in op enkele aspecten van de API.

Endpoints

Alle bestaande endpoints zijn opgedeeld in verschillende thema’s: Members (leden), Sections (takken), Events (evenementen) & Authentication (authenticatie). Deze endpoints werden gedetailleerd gedocumenteerd. Naast de gedetailleerde documentatie, dient ook rekening gehouden te worden met volgende zaken:

• Het is niet mogelijk om meerdere velden te updaten via een POST request. Het updaten van een gebruiker bijvoorbeeld, dient dus veld per veld te gebeuren.

• Om de correcte namen van alle benodigde velden in Keeo te bekomen, raden we jullie aan om via de network inspector van jullie browser de gewenste velden te achterhalen. Keeo is namelijk achterliggend volledig api-based, waardoor alle requests gevolgd kunnen worden. Daarnaast is het ook belangrijk om te vermelden dat de achterliggende endpoints verschillen van degene die hierboven gedocumenteerd zijn en eenheden hier dus geen toegang toe hebben. Enkele voorbeelden van velden in Keeo:

  • Voornaam: firstname

  • Familienaam: lastname

  • Geboortedatum: dob

• Voor verschillende requests zijn SectionId’s en/of MemberId's vereist. De SectionId kan achterhaald worden door bv. de ledenlijst van een bepaalde sectie te openen en via de network inspector te achterhalen welke SectionId gebruikt werd voor het opvragen van deze lijst. Gelijkaardig kan voor een MemberId de detailpagina van een willekeurig lid geopend worden.

API toegang

Om de API van Keeo te gebruiken, heb je een sleutel nodig die je dient aan te vragen bij de stafmedewerker ICT. FOS wil zijn eenheden wel aanzetten om bewust om te gaan met privacygevoelige informatie, zoals degene in Keeo. Daarom vragen we aan eenheden om in te vullen, met als doel bewust na te denken omtrent de dataverwerking van privacygevoelige informatie.\

Heb je vragen hieromtrent? Mail dan naar keeo@fos.be.

Rate limits

De API heeft een rate limit van 1000 calls per uur. Eenheden die dus bij een groot aantal leden meerdere velden wensen te wijzigen, dienen hiermee rekening te houden. Dit kan bijvoorbeeld door je requests in een wachtrij te plaatsen en vervolgens met enige vertraging uit te voeren zodat je alsnog de rate limit respecteert.

Onder Instellingen kan je voor een aantal onderdelen van Keeo dingen instellen:

• Sectieinstellingen: instellingen voor de volledige sectie

• Instellingen ouderportaal: instellingen voor het ouderportaal (specifiek aan de sectie)

• Accountdetails: instellingen specifiek voor jou

• Data herstel

Sectieinstellingen

• Geef leiders toegang tot de sectie

• Verberg velden van leden in de rasterweergave en/of de details pdf

• Bekijk beschikbare periodes

• Voeg patrouilles toe

• Geef aan wat ingevuld moet worden in de badgegevens wanneer je deze invult d.m.v. de aanwezigheidslijst

Instellingen ouderportaal

Meer info over het ouderportaal:

• Wijzig het prikbord (info voor ouders)

• Configureer e-mails die verzonden worden naar ouders

  • 'Van' adres en naam

  • Verzend kopieën (bijv. naar de tak e-mail)

  • Wijzig sjablonen

• Configureer evenementen

• Configureer het programma

• Geef aan welke gegevens ouders kunnen wijzigen

• Laat ouders toe (of niet) om verzonden e-mails in het ouderportaal te bekijken

Accountdetails

• Wijzig je e-mail en/of wachtwoord

• Pas Keeo aan aan je voorkeuren (thema, standaard sortering, snelkoppelingen toetsenbord,...)

• Wijzig je beveilingsinstellingen

• Stel two-factor authentication in (aangeraden)

• Bekijk welke rechten je hebt in de sectie

Data herstel

Je kan evenementen, vergaderingen, leden, flexi-records en facturen herstellen. Dit tot 30 dagen nadat je ze verwijderd hebt. Daarna zijn ze onherroepelijk weg.

December 2019

• Testfase met testeenheden

• Implementatie van kampmeldingen

Januari 2020

• Ontwikkeling van nieuw lidgeldensysteem

• Lancering

• Webinar

Februari 2020

• Ontwikkeling van online betalingen voor lidgelden

• Online inschrijvingsformulier voor nieuwe leden

Verder - nog te plannen

• Toevoegen van FOS Open Scouting badges in Keeo

• Jaarlijks terugkerende Keeo-opleiding

• Nationale evenementen