Per lid kan je gegevens bijhouden vanop de medische fiche. Omdat het hier gaat om gevoelige gegevens is het belangrijk dat je ouders regelmatig laat aangeven of de gegevens nog correct zijn.

Hoe je gegevens laat bevestigen door ouders, lees je in volgend artikel.

Rollen

Binnen elke sectie kan een lid een rol hebben. Daarin wordt een onderscheid gemaakt tussen een primaire rol en additionele rollen. Een lid heeft 1 primaire rol en kan een ongelimiteerd aantal additionele rollen hebben.

Rollen beheer je op het detailscherm van een lid.

Beschikbare rollen verschillen per soort sectie. Zo kan je binnen de sectie 'Leiding' de rol 'Eenheidsleiding' hebben. Binnen een steuncomité/vzw kan je de rol 'Voorzitter' hebben. De rol 'Voorzitter' is niet beschikbaar binnen de sectie 'Leiding'. Enzovoort. De functies die je kent uit de oude Keeo zijn voornamelijk te vinden in de 'Leiding' sectie.

Aan de hand van rollen kan je ook de (Assistent-)Patrouilleleiders per patrouille bijhouden.

Rollen combineren

Rollen kunnen zowel als primaire of additionele rol toegekend worden aan een lid. Denk bijvoorbeeld aan de eenheidsleid(st)er die ook leiding geeft bij de Bevers. In dit geval kies je 'Eenheidsleiding' als primaire rol en 'Beverleiding' als additionele rol.

De leid(st)er die enkel leiding geeft bij de Welpen, krijgt als primaire rol 'Welpenleiding'.

Unieke rollen

Een aantal rollen zijn uniek. Binnen een sectie kan maar 1 persoon deze rol hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de 3 rollen 'Eenheidsafgevaardige AV'. Wanneer je deze rol probeert toe te kennen aan iemand terwijl een ander persoon deze rol nog heeft, zal je een foutboodschap krijgen.

Overzicht leden

Wanneer je ingelogd bent kan je naar het overzicht van alle actieve leden voor een sectie gaan via Leden - Persoonlijke Details.

Onder Persoonlijke Details zie je enkel leden voor de huidige sectie. Wil je een lijst van al je leden, dan dien je dit te doen aan de hand van een rapport in de Leiding sectie.

Selecteren

Je kan leden selecteren door er op te klikken. Via de knop Selecteren kan je ook leden selecteren op patrouille, aanwezigheid op vergaderingen, evenementen, ...

Door de Shift-knop te gebruiken kan je meerdere leden op een rij selecteren.

Acties

Vanop het overzichtscherm kan je een aantal acties uitvoeren op geselecteerde leden:

• Een e-mail verzenden

• E-mailadressen exporteren om te gebruiken in Outlook, Gmail,..

• Verscheidene overzichtsbestanden downloaden

• Leden verwijderen/overzetten/delen

• Een broer/zus aanmaken

We gaan in deze documentatie niet in op alle functies aangezien de meeste voldoende uitgelegd worden in Keeo zelf, of heel simpel zijn.

Wijzigingen door ouders

Enkel van toepassing indien je ouders toegang geeft tot het ouderportaal.

Wanneer ouders wijzigingen doen aan de persoonlijke gegevens van hun kind(eren), dan kan je een overzicht bekijken van welke gegevens recent veranderd zijn. Je doet dit door bovenaan het ledenoverzicht te klikken op de knop 'Bekijk wijzigingen door ouders'. Optioneel kan je ook 1x per dag een e-mail laten verzenden met een samenvatting van aangebrachte wijzigingen.

Persoonlijke details

Het detailscherm van een lid toont alle gegevens die worden bijgehouden voor een lid. Deze zijn opgedeeld in een aantal blokken. Niet alle blokken zullen overal getoond worden.

Rollen

Leden hebben steeds een rol binnen hun sectie. Beschikbare rollen verschillen per sectie. Lees er meer over in het artikel over rollen.

Adressen

Je kan per lid 3 postadressen bijhouden. Deze hoeven niet alle drie ingevuld te zijn.

Het is belangrijk dat bij het blok voor het lid steeds het domicilieadres ingevuld is. Voor gewijzigde gezinssituaties kan je optioneel de adressen invullen bij ouder/voogd 1 & 2.

Foto's

Je kan aan elk lid een foto toekennen via het detailscherm van het lid. Ouders kunnen de foto niet zien of aanpassen in het ouderportaal.

Leden importeren

Veel nieuwe leden? Je kan nieuwe leden importeren aan de hand van een Excel bestand. Klik op 'Lid toevoegen' en vervolgens op het tabblad 'Spreadsheet importeren'. Keeo gidst je door het proces om succesvol je leden te importeren!

Met Flexi-Records kan je zelf gegevens bijhouden van leden in de vorm van een (basis) Excel-spreadsheet. Je vindt Flexi-Records onder Leden - Flexi-Records.

Je kan in een sectie zoveel Flexi-Records aanmaken als je zelf wil. Als je een Flexi-Record aanmaakt, kan je volgende opties kiezen:

• Naam (Bijvoorbeeld. Vieruurtjeskrediet)

• Verjaardag tonen

• Geboortedatum tonen

• Totaal

  • Geen: er wordt geen totaal berekend uit de kolommen

  • Nummers optellen (De waarden die je invulde in een kolom worden opgeteld)

  • Voltooide kolommen optellen (Elke kolom die ingevuld is, wordt geteld als 1)

  • Beide (Kolommen met een nummer worden geteld als het nummer, kolommen met tekst als 1)

Wanneer het Flexi-Record aangemaakt is, krijg je een lijst van alle leden in de sectie. Vervolgens kan je kolommen toevoegen. Je doet door rechtsboven op Kolom Toevoegen te klikken.

Helaas kan je Flexi-Records niet delen. Je moet deze dus per sectie aanmaken.

Je kan ouders vragen om te bevestigen dat de huidige gegevens in Keeo correct zijn. Als leider kan je zien wanneer de gegevens het laatst bevestigd zijn in het detailscherm van een lid.

Standaard staan gegevens op 'Niet bevestigd'. Ook als een ouder de gegevens bevestigt heeft en je past zelf iets aan bij het lid komen de gegevens terug op 'Niet bevestigd' te staan.

Ouders kunnen de gegevens van hun kinderen bevestigen wanneer ze inloggen in het Ouderportaal. Daar vinden ze onder 'Persoonlijke details' de knop om de gegevens te bevestigen als correct. Op de afbeelding hieronder zie je hou ouders dit kunnen doen.

Je bepaalt in sectieinstellingen welke extra gegevens ouders kunnen wijzigen en/of bekijken.

Hieronder vind je een overzicht van beschikbare rollen, eventueel met een woordje uitleg.

Bevers t.e.m. Seniors

Deze secties hebben enkel primaire rollen.

Stam

Deze sectie heeft enkel primaire rollen.

Leiding

Deze soort sectie heeft zowel primaire rollen als additionele rollen.

Steuncomité/vzw

Een lid verplaatsen

Een lid wordt ouder en gaat van de Bevers naar de Welpen, een senior wordt leiding, .. Wanneer dit gebeurt, dan moet je de sectie voor dit lid wijzigen.

In Keeo doe je dit door een lid te verplaatsen naar een andere sectie. Je kan dit in bulk doen via het overzichtsscherm, of per lid via het detailscherm.

Ook wanneer een lid naar een andere eenheid gaat, dien je het lid te verplaatsen, maar dan naar een sectie van een andere eenheid.

• Kies in het overzichtscherm of in het detailscherm voor Beheer -> Overzetten naar een andere sectie'

• Kies een sectie van je eenheid of een sectie van een andere eenheid

• Geef de periode (scoutsjaar) waarin het lid de laatste keer in de sectie moet voorkomen. Hier kies je het scoutsjaar waar het lid volledig actief in was.

  • Bijvoorbeeld: Jan was in 2018 - 2019 het volledige jaar Welp en wordt in het scoutsjaar van 2019 - 2020 Wolf. Je kiest dan '2018 - 2019' aangezien in 2019 - 2020 Jan een Wolf is. Kies je voor '2019 - 2020' dan zal Jan in het nieuwe scoutsjaar aanwezig blijven in de Welpen.

• Het lid wordt nu een 'uitgaand lid' tot wanneer het aanvaard wordt in de nieuwe sectie.

• Indien je het lid overzet binnen je eigen eenheid: wissel naar de nieuwe sectie voor het lid en aanvaard het daar.

Een lid delen

Wanneer een lid tegelijkertijd actief is in meerdere secties, dan kan je het lid 'delen'. Zo moet het lid maar 1x toegevoegd worden en blijven de gegevens steeds hetzelfde in alle secties waar het lid zich in bevindt.

Het proces om dit te doen is hetzelfde als wanneer je een lid verplaatst. In plaats van te kiezen voor 'Overzetten naar een andere sectie' kies je voor 'Delen met een andere sectie'.

Een lid verwijderen

Wanneer een lid definitief stopt in je eenheid, dan dien je het lid te verwijderen. Klik hiervoor in het detailscherm van het lid op de knop 'Verwijderen'. Je kan verwijderde leden herkennen in het ledenoverzicht doordat ze uitgegrijst staan. Je kan ook met je muis hoveren over de het info icoontje bij het lid.

Bij het verwijderen moet je een aantal keuzes maken:

• Welke data blijft intact

• Tot en met welk scoutsjaar moet het lid zichtbaar blijven

Scoutsjaar

Hier geef je aan welk scoutsjaar het lid volledig actief was.

Bijvoorbeeld: Frans Bauer was lid in scoutsjaren 2017 - 2018 en 2018 - 2019. Frans beslist om te stoppen in de loop van het scoutsjaar 2018 - 2019. Bij het verwijderen geef je aan dat Frans wel beschikbaar moet blijven in scoutsjaar 2017 - 2018. Zo kan je altijd terugkeren in de tijd om het lid te herstellen indien nodig.

Anonimiseren

Je kan de gegevens van een lid anonimiseren (om in te orde te zijn met GDPR). Je kan dit op verschillende manieren doen:

• Je laat alle gegevens intact (je anonimiseert dus niet)

• Alle persoonlijke info wordt verwijderd, behalve de naam en belangrijke contactgegevens

• Enkel de naam wordt behouden

• Alle gegevens worden verwijderd en de naam wordt gewijzigd naar de initialen

• Alle gegevens worden verwijderd en de naam wordt gewijzigd naar de initialen + verwijderd uit de geschiedenis

Meer info over gegevensbescherming vind je in het artikel over privacy en GDPR.

Lid terugplaatsen

Wanneer je een oud lid verwijderd hebt, en het lid keert later terug naar je eenheid, dan kan je het terugplaatsen.

1. Ga naar de periode en sectie waar het lid de laatste keer voorkomt

2. Open het detailscherm voor het lid

3. Kies 'Terugplaatsen'

4. Het lid zal terug tevoorschijn komen in het huidige scoutsjaar.