Onder Programma - Activiteitendatabank kan je activiteiten, spelen, .. aanmaken en delen.

Je kan privé activiteiten aanmaken of ze beschikbaar maken voor iedereen.

Activiteiten in de databank kan je optioneel koppelen aan badgevereisten. Na het aanmaken van een vergadering kan je daar ook een activiteit koppelen.

Zoeken en filteren

In de linkerzijde kan je zoeken op de naam van een activiteit of filteren op verschillende eigenschappen. Bijvoorbeeld: de duur van een activiteit, activiteiten die je leuk vindt, waar een activiteit het best gedaan wordt,..

Toevoegen

Je kan een activiteit toevoegen aan de databank door rechtsboven de overzichtspagina te klikken op 'Activiteit toevoegen'.

Onder Leden - Aanwezigheidslijst kan je aanwezigheden van leden bijhouden. Al dan niet gekoppeld aan vergaderingen/activiteiten.

Aanwezigheden bijwerken

1. Selecteer leden die je wil aanduiden als al dan niet aanwezig

2. Klik rechtsboven op 'Update aanwezigheid'

3. Kies een datum. Datums met een gekoppelde activiteit zullen een agenda icoontje tonen

4. Geef aan of een lid aan- of afwezig was

5. Klik op opslaan

6. Er zal nu een kolom toegevoegd naast de leden met de aanwezigheden

Downloaden

Rechtsboven kan je de aanwezigheidslijst downloaden voor:

• Voorbije vergaderingen

• Komende vergaderingen (zo kan je tijdens de vergadering aanwezigen aanduiden)

• Alle vergaderingen

Extra

In het detailscherm van een lid, kan je onder de foto van een lid zien hoe vaak een lid aanwezig was in de huidige periode. Dit wordt procentueel uitgedrukt

Onder Programma - Vergaderingen kan je per sectie je wekelijkse vergaderingen/activiteiten toevoegen en plannen. Deze zijn dan ook zichtbaar voor ouders met toegang tot het ouderportaal.

Toevoegen

Je voegt een vergadering toe door onder Programma - Vergaderingen rechtsboven te klikken op Vergadering toevoegen. Er opent een nieuw venster met volgende opties:

• Naam van het evenement

• Datum

• Start- en eindtijd

• Wanneer moet de vergadering zich herhalen (je kan bijvoorbeeld vergaderingen elke week herhalen en achteraf diegene verwijderen die niet nodig zijn. Je kan achteraf ook de titels aanpassen)

Verder beheer

Eenmaal een vergadering aangemaakt is, krijg je toegang tot nog een aantal opties en instellingen. Je opent een vergadering door vanuit het overzicht van evenementen te klikken op het oogje bij de vergadering.

Basisdetails

Hier kan je de gegevens wijzigen die je ingaf bij het aanmaken van de vergadering.

Notities

Notities kan je gebruiken om de vergadering te plannen en om notities bij te houden die belangrijk zijn voor aanvang van de vergadering en voor na afloop van de vergadering (een evaluatie bijvoorbeeld).

Activiteiten en badges

Je kan een activiteit uit de activiteitendatabank koppelen aan je vergadering zodat alle informatie op 1 plaats zit.

Indien je werkt aan bepaalde vereisten voor badges, kan je deze hier ook toevoegen. In samenwerking met de aanwezigheidslijst kan je zo automatisch invullen dat de aanwezige leden de vereisten behaald hebben.

Volwassenen

Dit onderdeel is tweeledig: je kan enerzijds bijhouden welke leiders aanwezig zullen zijn en je kan vragen aan ouders om te assisteren tijdens de vergadering (bijvoorbeeld als je gaat zwemmen).

Leiders

In het eerste tekstveld kan je vrij ingeven welke leiders aanwezig zullen zijn. Je kan ook perfect aangeven dat Frans wat later zal komen.

Verder kan je de aanwezigheidslijst gebruiken om leiders als onbeschikbaar aan te duiden. Hiervoor moeten ze wel gedeeld zijn met de sectie waarin ze leiding geven.

Ouders

• Geef aan hoeveel ouders je nodig hebt om te helpen

• Geef aan welke ouders zich hebben opgegeven

• Geef extra informatie aan ouders, dit is zichtbaar in het ouderportaal

Ouders kunnen zich via het ouderportaal opgeven om te helpen wanneer je aangeduid hebt dat er ouders nodig zijn.

Downloaden

Rechtsboven voor de pagina kan je de gegevens van de vergadering downloaden.

Ouderportaal

Onder Instellingen - Ouderportaal - Programma kan je instellen wat de ouders zien met betrekking tot de wekelijkse vergaderingen. Hier kan je bijvoorbeeld uitschakelen dat ouders zich kunnen opgeven om te helpen bij vergaderingen wanneer er hulp nodig is. Zo heb je als leider zelf de controle.