Betaalschema's gebruik je om betalingen op te delen per soort. Je kan zoveel betalingsschema's maken als je wil. Hoe je ze indeelt, kies je ook zelf. Schema's blijven bewaard over periodes.
Aan betalingsschema's voeg je betalingen toe, die (al dan niet verplicht) uitgevoerd kunnen worden door ouders.
In de meeste gevallen volstaat het om een schema te hebben voor je kampen en een schema voor je lidgelden. Je maakt best geen aparte schema's voor een enkel kamp.
Per betalingsschema moeten ouders opnieuw hun bankgegevens ingeven. Je maakt dus best zo weinig mogelijk schema's.
Vooraleer je schema's kan aanmaken, moet je een Stripe account gekoppeld hebben aan Keeo.
In Sectie administratie - Online betalingen kies je rechtsbovenaan voor 'Betalingsschema maken'. Volgende gegevens kan/moet je ingeven bij het aanmaken:
Naam van het schema (bijv. 'Kampen')
Beschrijving
Bankrekening (via welk Stripe account moet de betaling verlopen)
Soort schema (zie 'Een schema kiezen')
'Nu betalen' knoppen (laat ouders een enkelvoudige betaling doen i.p.v. een domiciliëring.
Bij het aanmaken van een schema heb je de keuze tussen 3 soorten schema's:
Evenement: betalingen zijn niet verplicht uit te voeren voor leden in het schema
Abonnement: alle betalingen in het schema zijn verplicht uit te voeren voor de leden in het schema
Groot evenement: voor betalingen die in meerdere stukken betaald worden (bv. een buitenlands kamp)
Deze soorten wijzigen enkel instellingen. Je kan perfect starten met eender welke soort en de instellingen achteraf wijzigen.
Eenmaal je schema aangemaakt is, kan je betalingen toevoegen aan het schema. Je doet dit door het schema te openen en vervolgens in het menu te klikken op 'Betalingen'. Hier geef je de naam van de betaling (bv. 'Zomerkamp 2021'), de vervaldatum (uiterste betaaldatum) en het bedrag. Het bedrag moet minstens €1,00 zijn.
Wanneer de vervaldatum van een betaling voorbij is, kan je ze verbergen in het Status scherm. Zo hou je een overzicht van actuele betalingen.
De naam van een betaling is zichtbaar in het ouderportaal. Geef deze een naam die duidelijk is voor ouders.
Om betalingen te ontvangen van leden, moeten ze toegevoegd worden aan het schema. Indien je online betalingen toevoegt via een evenement, dan zal dit automatisch gebeuren.
Je voegt leden toe aan een schema via 'Leden niet in schema'. Je vindt dit wanneer je een schema opent.
Indien je leden toevoegt aan een schema waar alle betalingen verplicht zijn, dan zal Keeo vragen welke betaling het lid als eerst moet betalen.
Onder 'Status' van een schema kan je betalingen opvolgen van de leden in het schema. Per betaling kan je kiezen of:
Een betaling vereist is
Een betaling niet vereist is
Een betaling manueel betaald werd
Indien ouders betaalden via het ouderportaal is het mogelijk dat volgende statussen getoond worden bij een lid:
Gestart: een betaling is onderweg van ouders naar Stripe
Betaald: de betaling is gearriveerd bij Stripe
Ontvangen: het geld is gestort op je bankrekening
Mislukt: er werd geen geld genomen van de ouderrekening. Klik op de cel voor meer details
Geannuleerd: de ouder heeft de betaling geannuleerd
Teruggevraagd: de ouder heeft via de bank het geld teruggevraagd. Het geld zal afgehouden worden van je volgende uitbetaling. Je neemt best contact op met de ouder in kwestie.
Betalingen tussen ouders en eenheid
Met Keeo kan je ouders rechtstreeks laten betalen. Dit aan de hand van een domiciliëring. Je kan op verschillende manieren instellen hoe betalingen moeten gebeuren.
Je vindt online betalingen onder Sectie administratie - online betalingen.
Online betalingen zijn enkel beschikbaar voor jeugdsecties (bevers t.e.m. seniors). Je moet ze instellen per sectie. Wanneer een lid verandert van sectie, zal het betalingsschema vervallen en dus opnieuw toegevoegd moeten worden.
Keeo maakt gebruik van Stripe om betalingen af te handelen. Betalingen gedaan via Stripe zijn beschermd door SEPA. SEPA kennen we beter als domiciliëringen. Hierbij heeft een bedrijf (of scoutsgroep) een mandaat om geld te 'nemen' van de rekening van een klant (of ouder). Betalers zien steeds op voorhand wanneer er een betaling gepland staat en kunnen die indien nodig weigeren. Ook tot 8 weken na betaling, kan de ouder het geld terugvragen via de bank.
Voor elke betaling gedaan via Keeo zijn er (helaas) transactiekosten: 1,40% + 0,25 EUR voor Stripe en 1,95% voor Online Scout Manager (niet voor FOS Open Scouting, voor alle duidelijkheid).
Stel, we gaan op zomerkamp en vragen €100/lid. Je ontvangt de betalingen via Keeo/Stripe.
Transactiekosten naar Stripe: 1,40% van €100 + €0,25 = €1,65€
Transactiekosten naar OSM: 1,95% van €100 = €1,95
Je betaalt in totaal €3,60 transactiekosten.
Je kiest als eenheid zelf of je transactiekosten al dan niet doorrekent aan de ouders. Deze calculeer je dan in bij de prijs die je vraagt aan de ouders.
Voor je kan beginnen met het ontvangen van betalingen, dien je een account aan te maken bij GoCardless. Als je meerdere bankrekeningen wil gebruiken, dan moet je voor elke bankrekening een apart account, met apart e-mailadres, aanmaken.
Open Sectie administratie - Online betalingen
Klik links bovenaan op 'Nieuwe bankrekening toevoegen'.
Klik op 'Stripe account toevoegen'.
Je wordt omgeleid naar een pagina van Stripe, waar je een account kan aanmaken. Indien je al een account hebt, kan je hier inloggen.
Je moet geen nieuw account aanmaken wanneer je dezelfde bankrekening wil toevoegen aan meerdere secties. Bij stap 4 log je dan in met je bestaande account i.p.v. een nieuw aan te maken.
Je dient volgende gegevens op te geven tijdens het aanmaken van een account:
Naam en voornaam van de persoon die het account aanmaakt
Soort 'bedrijf' (eenmanszaak).
Een wachtwoord (kies een sterk wachtwoord!)
Waarvoor je betalingen ontvangt (lidgeld, evenementen, etc).
Indien er gevraagd wordt naar je CVC-code, vul de 3 laatste cijfers van je kaartnummer in (gewone bankkaart).
Als je account aangemaakt is, kan er een paar dagen overgaan om je account te verifiëren. Eenmaal goedgekeurd, verschijnt dit op je Stripe Dashboard.
Je kan steeds inloggen via Stripe.com om van daaruit te zien hoeveel geld je nog moet ontvangen.
Betalingsschema's delen soorten betalingen op. Afhankelijk van het soort schema je kiest, zullen leden gevraagd worden om altijd te betalen als er een nieuwe betaling aan het schema wordt toegevoegd (bijvoorbeeld lidgelden), of enkel wanneer je expliciet zegt dat het lid moet betalen (bijv. kampen).
Hoe de schema's precies werken, vind je in dit artikel:
Wanneer je in een betalingsschema een betaling aanduid als 'Betaling nodig', dan zal deze betaling verschijnen in het Ouderportaal waar ouders de betaling kunnen uitvoeren. Er zal ook steeds een mail verzonden worden naar beide ouders (indien beide e-mailadressen ingevuld zijn), met de vraag om te betalen.
Het ouderportaal en online betalingen zijn sterk gelinkt aan elkaar. Gebruik je het ouderportaal niet? Dan is het niet nuttig om online betalingen te gebruiken.
Ouders hebben 2 opties om te betalen via het ouderportaal.
Ouders zetten een 'Abonnement' op
Ouders betalen d.m.v. de 'Nu betalen' knop
Bij een abonnement geven ouders 1 maal per betalingsschema toestemming om automatisch het geld te laten nemen van hun rekening. Ze moeten dus geen toestemming geven. Ze kunnen wel steeds de betaling annuleren of terughalen (tot 8 weken). Als eenheid ben je zo zeker dat je je geld op tijd en stond krijgt.
Ouders kunnen per betaling op de 'Nu betalen' knop klikken. Ze geven dan enkel toestemming om het geld te laten overmaken voor de specifieke betaling, en niet voor het volledige schema.
Je kan per schema instellen of je de 'Nu betalen' knop wil laten zien.
Je kan ook een online betaling koppelen aan een evenement.
Creëer een betalingsschema
Koppel het aan het evenement
Ga naar Programma > Evenementen > selecteer het gewenste evenement Kies in het menu voor Payments > Online betaling toevoegen (rechtsboven)