Beheer je kampen in Keeo en laat ouders meteen inschrijven
Maak kampen voor de volledige eenheid altijd aan in de 'Leiding' sectie. Deel ze vervolgens met alle sectie die meegaan op het kamp.
Een evenement voeg je toe door bij 'Programma - Evenementen' op 'Evenement maken' te klikken. Een stapsgewijze wizard zal openen om alle nodige informatie te verzamelen. Alle informatie kan achteraf ook nog gewijzigd worden.
Doorloop de verschillende tabbladen van de pop-up. De meeste velden spreken voor zich. Afhankelijk van het type evenement dat geselecteerd werd in de eerste stap; zullen er naarmate je verder gaat door de wizard andere velden verschijnen.
De wizard bestaat uit maximum 5 stappen:
Basisdetails
Data en tijden
Verdere details (n.v.t. voor "andere evenementen")
Aanwezigheden
Ouderportaal
Bij verdere details wordt verwezen naar "Planning evenement". Dit verschijnt in het menu na het voltooien van het evenement.
Limiet: je kan een limiet zetten op het aantal personen die kunnen inschrijven voor het evenement. Je kan kiezen of leiders hier al dan niet worden bij geteld. Laat de limiet leeg als er geen limiet is.
Ouderportaal: In de laatste stap kan je een aantal zaken instellen voor ouders.
De deadline voor inschrijvingen/wijzigingen,
Hoeveel het evenement kost (er is maar 1 prijs mogelijk)
Kunnen ouders de aanwezigheid van hun kind nog wijzigen
Wanneer moet Keeo herinneringen sturen naar leden die nog niet ingeschreven zijn
De verdere instellingen (regelmaat + aantal) m.b.t. deze optie kan je wijzigen via Instellingen - Instellingen Ouderportaal - Evenementen
Wanneer moet Keeo herinneringen sturen dat een kind ingeschreven is voor het evenement
Inschrijvingen voor 'Tonen in ouderportaal' Dit kan nuttig zijn om ouders te informeren over een komend evenement zonder de inschrijvingen reeds open te stellen. Deze optie gaat pas in werking indien bij de aanwezigheden bij een lid 'Tonen in ouderportaal' wordt gekozen. De aanwezigheden kan je opvolgen onder het tabje 'Leden' dat na het doorlopen/voltooien van de wizard zichtbaar zal zijn in het menu.
Eenmaal het evenement toegevoegd is, krijg je toegang een menu:
Basisdetails / Verdere details / Instellingen ouderportaal - info ingevuld a.d.h.v. de wizard
Beschrijving ouderportaal
Planning evenement - Hier vind je meer info over de documenten die ons bezorgd dienen te worden, naargelang wat van toepassing is voor jullie kamp (afhankelijk van het type evenement)
Je kan hier binnenkort ook een Excel downloaden waarin je vindt welke informatie we van je verwachten.
Leden - Uitnodigen en aanduiden/opvolgen aanwezigheden voor het evenement
Badges - Aangeven indien er vereiste badges zijn om deel te kunnen nemen aan het evenement
Publieke bijlagen - bv. uploaden kampboekje
Materiaal - Indien je beschikt over een materialendatabank kan je hier selecteren welk materiaal je nodig hebt (zie Materialendatabank)
Type evenement en verantwoordelijken - Noteer hier de kampverantwoordelijke en contactpersoon in België (buitenlandse kampen)
Onder het gedeelte 'Leden' van een evenement, kan je extra kolommen toevoegen. Je kan deze kolommen gebruiken om extra informatie te vragen van ouders wanneer ze hun kind(eren) inschrijven voor het evenement. Je doet dit door bij het aanmaken van een kolom 'Tonen in ouderportaal' aan te vinken. Wanneer je dit niet aanvinkt is de kolom enkel beschikbaar voor de leiders met toegang tot de sectie. Zo kan je gegevens bijhouden die je zelf invult (Bijvoorbeeld de betaling wanneer je geen gebruik maakt van online betalingen).
Extra kolommen worden niet meegenomen wanneer je een evenement deelt. Je moet ze dus per sectie aanmaken.
Wanneer je een evenement aanmaakt, is het enkel beschikbaar in de sectie waarin het evenement werd aangemaakt. Om leden van andere secties te laten inschrijven voor het evenement, moet je het evenement delen.
Zorg dat alle informatie over het evenement correct is vooraleer je het deelt. Wijzigingen worden niet doorgegeven.
Je deelt een evenement door bovenaan de pagina te klikken op 'Delen'. Vervolgens selecteer je de secties waarmee je het evenement wil delen. Elke sectie moet het inkomende evenement aanvaarden.
Wanneer het evenement eenmaal gedeeld is, kan je nog extra instellingen wijzigen en alle ingeschreven leden (voor alle secties) bekijken door nogmaals op 'Delen' te klikken.
Je kan enkel aanwezigen beheren per sectie. Wil je bijvoorbeeld aanduiden dat Frans van de Bevers meegaat op zomerkamp? Dan moet je dit doen in de Bever sectie. Je doet dit door eerst naar het detailscherm te gaan van een evenement en vervolgens op 'Leden' te klikken.
Je kan in de sectie waarin een evenement gedeeld werd, wel alle aanwezigen bekijken door op de 'Delen' knop te drukken vervolgens door te klikken naar 'Aanwezigen'.
In het ledenoverzicht van een evenement, kan je aanduiden welke inschrijvingsstatus een lid heeft:
Tonen in ouderportaal: het evenement is zichtbaar in het ouderportaal, ouders kunnen inschrijven, maar ze krijgen geen mail
Uitnodigen: ouders met toegang tot het ouderportaal krijgen een uitnodiging om in te schrijven via het ouderportaal
Gereserveerd: je kan dit gebruiken als wachtlijst, mocht je met een limiet werken voor het evenement
Ja: het lid is ingeschreven (er wordt geen communicatie verstuurd naar ouder of lid)
Nee: het lid zal niet deelnemen (er wordt geen communicatie verstuurd naar ouder of lid)
Tonen in ouderportaal en Uitnodigen zorgen er voor dat ouders zelf kunnen inschrijven. Wil je de inschrijvingen zelf beheren, gebruik dan enkel Ja, Nee of Gereserveerd.
Evenementen zijn pas zichtbaar voor ouders wanneer je kiest voor 'Tonen in Ouderportaal' of 'Uitnodigen'. Controleer dit indien je ouders geen evenementen kunnen zien.
